Mitarbeiter-Check-in per QR-Code: ein praktischer Leitfaden

Die Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitenden erfordert nicht immer komplexe HR-Software, physische Stempeluhren oder zusätzliche Zutrittskontroll-Hardware. Für viele Organisationen reicht ein einfaches Mitarbeiter-Check-in-System aus, um zuverlässig im Blick zu behalten, wer anwesend ist und wann Mitarbeitende kommen oder gehen.

Bei der Anwesenheitserfassung per QR-Code erhält jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen persönlichen QR-Code, der in Apple Wallet oder Google Wallet gespeichert werden kann. Beim Betreten oder Verlassen des Arbeitsplatzes zeigen die Mitarbeitenden den Code einem gemeinsam genutzten iPad. Das iPad scannt den Code und erfasst den Check-in oder Check-out.

Organisationen, die bereits ein iPad für die Besucherregistrierung nutzen, können dasselbe Gerät auch für den Mitarbeiter-Check-in verwenden. So entsteht ein zentraler Check-in-Punkt für Mitarbeitende und Besucher, ohne dass am Empfang oder am Eingang ein weiteres Terminal nötig ist.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie der Mitarbeiter-Check-in per QR-Code funktioniert, wann er sinnvoll ist und was Unternehmen vor der Einführung beachten sollten.

Was ist ein Mitarbeiter-Check-in-System?

Ein Mitarbeiter-Check-in-System erfasst, wann Mitarbeitende an einem Arbeitsplatz ankommen und ihn wieder verlassen. Es ersetzt informelle Methoden wie Anwesenheitslisten auf Papier, Tabellen oder Nachrichten an eine Führungskraft.

Je nach System können die erfassten Informationen Folgendes umfassen:

• den Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters;

• das Datum der Anwesenheit;

• Ankunfts- und Abgangszeiten;

• die insgesamt erfassten Stunden;

• den Arbeitsort oder Standort;

• ob die Person gerade anwesend ist.

Das Hauptziel ist eine genaue und leicht zugängliche Anwesenheitsübersicht. Sie hilft Führungskräften, die Belegung des Arbeitsplatzes zu verstehen, erfasste Stunden zu prüfen und zu wissen, wer vor Ort ist.

Wie funktioniert der Mitarbeiter-Check-in per QR-Code?

Ein QR-basiertes Check-in-System gibt allen Mitarbeitenden einen persönlichen QR-Code. Dieser Code lässt sich in der Regel digital in Apple Wallet oder Google Wallet speichern, sodass Mitarbeitende ihn schnell auf ihrem Smartphone aufrufen können.

Der Ablauf sieht so aus:

1. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter öffnet den persönlichen QR-Code in Apple Wallet oder Google Wallet.

2. Der QR-Code wird dem gemeinsam genutzten iPad am Arbeitsplatz gezeigt.

3. Das iPad scannt den Code und identifiziert die Person.

4. Das System erfasst die Ankunfts- oder Abgangszeit.

5. Die Anwesenheitsübersicht wird für berechtigte Administratoren aktualisiert.

Mitarbeitende müssen ihre Daten nicht bei jeder Ankunft oder jedem Verlassen manuell eingeben. Sie zeigen einfach ihren QR-Code am iPad vor – das macht den Ablauf schnell und einheitlich.

Ein iPad für Besucher und Mitarbeitende

Viele Organisationen nutzen bereits ein iPad am Empfang oder in der Nähe des Eingangs, um Besucher zu registrieren. Ein separates Check-in-Terminal für Mitarbeitende würde zusätzliche Hardware, Wartung und Verwaltung bedeuten.

Mit Lobbipad kann dasselbe iPad beide Abläufe übernehmen. Besucher durchlaufen den eingerichteten Registrierungsablauf für Besucher, während Mitarbeitende ein- oder auschecken, indem sie ihren persönlichen QR-Code vorzeigen.

So lassen sich zwei unterschiedliche Gruppen über ein vertrautes Gerät verwalten:

• Besucher, die sich registrieren, ihren Gastgeber auswählen oder Hinweise zum Standort bestätigen müssen;

• Mitarbeitende, die ihre Ankunft und ihren Abgang schnell erfassen möchten.

Die Abläufe bleiben getrennt, während berechtigte Administratoren die relevanten Informationen in derselben Umgebung erhalten.

Mitarbeiter-Check-in oder Zeiterfassung?

Mitarbeiter-Check-in und Zeiterfassung hängen zusammen, sind aber nicht immer dasselbe.

Ein Mitarbeiter-Check-in-System konzentriert sich in erster Linie auf die Anwesenheit: wer angekommen ist, wer gegangen ist und wer sich gerade vor Ort befindet. Auf Grundlage dieser Erfassungen kann es auch tägliche, wöchentliche oder monatliche Stunden berechnen.

Eine umfassende Plattform für Zeiterfassung oder Personalmanagement kann zusätzliche Funktionen enthalten, zum Beispiel:

• Schichtplanung;

• Lohnabrechnung;

• Überstundenregeln;

• Abwesenheitsmanagement;

• Urlaubsanträge;

• projektbezogene Zeitzuordnung;

• automatische Gehaltsabrechnung.

Nicht jede Organisation braucht diese Komplexität. Unternehmen, die vor allem eine klare Anwesenheitsübersicht wünschen, können von einer einfacheren Check-in-Lösung profitieren.

Unternehmen mit komplexen Anforderungen an Lohnabrechnung, Planung oder Regulierung sollten prüfen, ob ein spezielles Personalmanagementsystem oder eine zusätzliche Integration erforderlich ist.

Warum QR-Codes für die Anwesenheit von Mitarbeitenden?

Schnelles Ein- und Auschecken

Mitarbeitende müssen nur ihren persönlichen QR-Code öffnen und dem iPad zeigen. Sie müssen nicht jedes Mal ihren Namen suchen, ein Passwort eingeben oder ein Formular ausfüllen.

Einfacher Zugriff über eine digitale Wallet

Ein in Apple Wallet oder Google Wallet gespeicherter QR-Code ist auf dem Smartphone der Mitarbeitenden jederzeit griffbereit. So braucht es weder ausgedruckte Listen noch ein weiteres Login, das sich Mitarbeitende merken müssen.

Kein separates Mitarbeiterterminal nötig

Organisationen, die bereits ein Lobbipad-iPad für die Besucherregistrierung nutzen, können es auch für den Mitarbeiter-Check-in einsetzen. Das verringert den Bedarf, zusätzliche Hardware zu kaufen und zu installieren.

Anwesenheitsübersicht in Echtzeit

Eine digitale Übersicht zeigt berechtigten Nutzern, welche Mitarbeitenden aktuell als anwesend erfasst sind. Das kann den Arbeitsalltag vor Ort unterstützen und auch bei einer Evakuierung helfen – vorausgesetzt, die Mitarbeitenden nutzen den Ablauf konsequent.

Weniger manuelle Aufzeichnungen

Papierlisten und Tabellen erfordern manuelle Eingaben und sind schnell veraltet. Digitale Check-ins bündeln die Anwesenheitsinformationen zentral und verringern den Verwaltungsaufwand.

Geeignet für mehrere Standorte

Organisationen können den Mitarbeiter-Check-in an verschiedenen Arbeitsorten einrichten und die Anwesenheitsinformationen dabei nach Standort geordnet halten.

Wo liegen die Grenzen der Anwesenheitserfassung per QR-Code?

Die Anwesenheitserfassung per QR-Code ist bewusst einfach gehalten, doch Unternehmen sollten ihre Grenzen kennen.

Ein QR-Code sollte persönlich sein und auch so behandelt werden. Mitarbeitende sollten ihren Code nicht mit Kolleginnen und Kollegen teilen. Organisationen sollten außerdem klare interne Regeln festlegen, wann ein- und ausgecheckt werden muss.

Wie genau die Übersicht ist, hängt davon ab, dass Mitarbeitende beide Schritte konsequent ausführen. Vergessene Check-outs können zu falschen Summen führen und eine Korrektur durch einen Administrator erforderlich machen.

Die Anwesenheitserfassung per QR-Code sollte nicht automatisch als vollständige Lösung für Lohnabrechnung oder rechtliche Compliance betrachtet werden. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Branche, Beschäftigungsverhältnis und Art der Tätigkeit. Unternehmen sollten sich rechtlich oder zur Lohnabrechnung beraten lassen, wenn eine formelle Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben ist.

Datenschutz und Anwesenheitsdaten von Mitarbeitenden

Anwesenheitsdaten sind personenbezogene Daten, denn sie zeigen, wann eine identifizierbare Person an einem bestimmten Ort anwesend war.

Vor der Einführung eines Systems sollten Organisationen festlegen:

• wozu die Anwesenheitsdaten benötigt werden;

• welche Informationen erforderlich sind;

• wer darauf zugreifen darf;

• wie lange die Aufzeichnungen aufbewahrt werden;

• wie die Mitarbeitenden informiert werden;

• welche Sicherheitsmaßnahmen die Daten schützen.

Es sollten nur Informationen erhoben werden, die für den festgelegten Zweck relevant sind. Der Zugriff sollte auf berechtigte Nutzer beschränkt sein, und statt Anwesenheitsdaten unbegrenzt aufzubewahren, sollten Aufbewahrungsfristen festgelegt werden.

Mitarbeitende sollten klar darüber informiert werden, wie das System funktioniert und warum ihre Daten verarbeitet werden. Die Anwesenheitserfassung darf sich nicht unbemerkt zu einer übermäßigen Überwachung der Mitarbeitenden entwickeln.

So führen Sie den Mitarbeiter-Check-in ein

1. Den Zweck festlegen

   Klären Sie zunächst, was die Organisation tatsächlich braucht. Geht es darum zu wissen, wer anwesend ist, erfasste Stunden zu prüfen oder die operative Planung zu unterstützen? Ein klarer Zweck verhindert unnötige Komplexität.

2. Festlegen, wer einen QR-Code benötigt

   Erstellen Sie für alle Mitarbeitenden, die das Check-in-System nutzen, einen persönlichen QR-Code. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden verstehen, dass ihr Code persönlich ist.

3. Den Code leicht zugänglich machen

   Ermöglichen Sie es den Mitarbeitenden, ihren QR-Code in Apple Wallet oder Google Wallet zu speichern, damit sie ihn beim Kommen und Gehen schnell aufrufen können.

4. Das iPad passend platzieren

   Stellen Sie das gemeinsam genutzte iPad dort auf, wo Mitarbeitende ohnehin ein- und ausgehen. Das Gerät sollte leicht erreichbar sein, ohne dass es zu Staus kommt.

5. Klare Anweisungen festlegen

   Erklären Sie, wann Mitarbeitende ihren QR-Code vorzeigen sollen, was nach einem vergessenen Check-out zu tun ist und an wen sie sich wenden können, wenn eine Erfassung nicht stimmt.

6. Den Ablauf testen

   Führen Sie einen kleinen Test mit einer begrenzten Gruppe oder an einem Standort durch. Prüfen Sie, ob das Scannen schnell geht, die Anweisungen verständlich sind und die Anwesenheitsübersicht den Anforderungen der Organisation entspricht.

7. Die Daten regelmäßig überprüfen

   Prüfen Sie, ob die Erfassungen vollständig sind und ob Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen weiterhin angemessen sind. Auch Rückmeldungen der Mitarbeitenden können praktische Verbesserungen aufzeigen.

Wann ist ein einfaches Check-in-System die richtige Wahl?

Ein schlankes Mitarbeiter-Check-in-System eignet sich gut für Büros, Lager, Werkstätten und Organisationen mit mehreren Standorten.

Besonders sinnvoll ist es, wenn ein Unternehmen:

• Anwesenheitslisten auf Papier ersetzen möchte;

• einen aktuellen Überblick über die Anwesenheit der Mitarbeitenden braucht;

• Ankünfte und Abgänge erfassen möchte;

• bereits ein iPad für die Besucherregistrierung nutzt;

• keine komplexe Schichtplanung oder automatisierte Lohnabrechnung benötigt;

• die Anschaffung einer separaten Stempeluhr vermeiden möchte.

Organisationen mit fortgeschrittenen Anforderungen an Personalplanung, Lohnabrechnung oder Compliance benötigen möglicherweise zusätzliche Software oder Integrationen.

Mitarbeiter-Check-in mit Lobbipad

Lobbipad bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, Ankünfte und Abgänge von Mitarbeitenden mit persönlichen QR-Codes und einem gemeinsam genutzten iPad zu erfassen.

Mitarbeitende können ihren persönlichen QR-Code in Apple Wallet oder Google Wallet speichern. Am Arbeitsplatz zeigen sie den Code dem Lobbipad-iPad, um ein- oder auszuchecken.

Berechtigte Nutzer erhalten eine Übersicht über die Anwesenheit der Mitarbeitenden und die erfassten Stunden. Tägliche, wöchentliche und monatliche Informationen lassen sich zentral einsehen, ohne eine komplexe HR-Plattform einzuführen.

Organisationen, die bereits Lobbipad Visitor Management nutzen, können dasselbe iPad für Mitarbeitende und Besucher verwenden. Die Lösung Employee Check-ins ist zu einem festen Preis pro Standort mit unbegrenzt vielen Mitarbeitenden erhältlich und kann auch als separates Modul genutzt werden.

Ein einfacherer Weg, die Anwesenheit am Arbeitsplatz im Blick zu behalten

Das beste Anwesenheitssystem ist nicht unbedingt das mit den meisten Funktionen. Es ist das System, das Mitarbeitende konsequent nutzen und Administratoren ohne unnötigen Aufwand verwalten können.

Persönliche QR-Codes in Apple Wallet oder Google Wallet bieten Mitarbeitenden eine bequeme Check-in-Methode. Indem sie diese Codes mit einem gemeinsam genutzten iPad scannen, können Organisationen einen praktischen Anwesenheitsablauf schaffen, ohne ein weiteres eigenes Terminal hinzuzufügen.

Für Unternehmen, die bereits ein iPad für das Besuchermanagement nutzen, macht die Kombination von Besucherregistrierung und Mitarbeiter-Check-in auf demselben Gerät die bestehende Ausstattung noch nützlicher.