Pointage des employés par QR code : guide pratique

Le suivi de la présence des collaborateurs ne nécessite pas toujours un logiciel RH complexe, une pointeuse physique ou du matériel de contrôle d’accès supplémentaire. Pour de nombreuses organisations, un système simple de pointage des employés suffit pour garder une vue fiable de qui est présent et du moment où les collaborateurs arrivent ou partent.

Avec le pointage par QR code, chaque collaborateur reçoit un QR code personnel qu’il peut enregistrer dans Apple Wallet ou Google Wallet. En arrivant sur le lieu de travail ou en le quittant, il présente ce code à un iPad partagé. L’iPad scanne le code et enregistre l’arrivée ou le départ.

Les organisations qui utilisent déjà un iPad pour l’enregistrement des visiteurs peuvent utiliser le même appareil pour le pointage des employés. Elles disposent ainsi d’un point d’enregistrement central pour les collaborateurs et les visiteurs, sans devoir installer un terminal supplémentaire à l’accueil ou à l’entrée.

Dans ce guide, nous expliquons comment fonctionne le pointage des employés par QR code, dans quels cas il est utile et ce que les entreprises doivent prendre en compte avant de le mettre en place.

Qu’est-ce qu’un système de pointage des employés ?

Un système de pointage des employés enregistre le moment où les collaborateurs arrivent sur le lieu de travail et le quittent. Il remplace des méthodes informelles comme les feuilles de présence papier, les tableurs ou les messages envoyés à un responsable.

Selon le système, les informations enregistrées peuvent comprendre :

• le nom du collaborateur ;

• la date de présence ;

• les heures d’arrivée et de départ ;

• le total des heures enregistrées ;

• le lieu de travail ou le site ;

• le fait que le collaborateur soit présent ou non à ce moment.

L’objectif principal est de disposer d’une vue d’ensemble des présences précise et accessible. Les responsables peuvent ainsi mieux comprendre l’occupation des locaux, consulter les heures enregistrées et savoir qui se trouve sur place.

Comment fonctionne le pointage des employés par QR code ?

Un système de pointage par QR code attribue à chaque collaborateur un QR code personnel. Ce code peut généralement être enregistré de manière numérique dans Apple Wallet ou Google Wallet, ce qui permet aux collaborateurs d’y accéder rapidement depuis leur smartphone.

Le processus se déroule comme suit :

1. Le collaborateur ouvre son QR code personnel dans Apple Wallet ou Google Wallet.

2. Il présente le QR code à l’iPad partagé sur le lieu de travail.

3. L’iPad scanne le code et identifie le collaborateur.

4. Le système enregistre l’heure d’arrivée ou de départ.

5. La vue d’ensemble des présences est mise à jour pour les administrateurs autorisés.

Les collaborateurs n’ont pas besoin de saisir leurs informations à chaque arrivée ou départ. Il leur suffit de présenter leur QR code à l’iPad, ce qui rend le processus rapide et homogène.

Un seul iPad pour les visiteurs et les collaborateurs

De nombreuses organisations utilisent déjà un iPad à l’accueil ou près de l’entrée pour enregistrer les visiteurs. Un terminal de pointage distinct pour les employés impliquerait du matériel, de la maintenance et de l’administration supplémentaires.

Avec Lobbipad, le même iPad peut prendre en charge les deux processus. Les visiteurs suivent le parcours d’enregistrement configuré pour eux, tandis que les collaborateurs pointent à l’arrivée ou au départ en présentant leur QR code personnel.

Il devient ainsi possible de gérer deux groupes différents avec un seul appareil familier :

• les visiteurs, qui doivent s’enregistrer, choisir la personne qu’ils viennent voir ou accepter les consignes du site ;

• les collaborateurs, qui ont besoin d’un moyen rapide d’enregistrer leur arrivée et leur départ.

Les processus restent distincts, tandis que les administrateurs autorisés reçoivent les informations utiles dans le même environnement.

Pointage des employés ou suivi du temps de travail ?

Le pointage des employés et le suivi du temps de travail sont liés, mais ce n’est pas toujours la même chose.

Un système de pointage des employés porte avant tout sur la présence : qui est arrivé, qui est parti et qui se trouve actuellement sur place. Il peut aussi calculer les heures quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles à partir de ces enregistrements.

Une plateforme complète de suivi du temps ou de gestion des effectifs peut comprendre des fonctions supplémentaires, comme :

• la planification des horaires ;

• le calcul de la paie ;

• les règles relatives aux heures supplémentaires ;

• la gestion des absences ;

• les demandes de congé ;

• l’affectation du temps par projet ;

• le traitement automatique des salaires.

Toutes les organisations n’ont pas besoin d’un tel niveau de complexité. Les entreprises qui souhaitent surtout disposer d’une vue claire des présences peuvent tirer parti d’une solution de pointage plus simple.

Les entreprises soumises à des exigences complexes en matière de paie, de planification ou de réglementation doivent vérifier si un système dédié de gestion des effectifs ou une intégration supplémentaire est nécessaire.

Pourquoi utiliser des QR codes pour la présence des collaborateurs ?

Pointage rapide à l’arrivée et au départ

Les collaborateurs n’ont qu’à ouvrir leur QR code personnel et à le présenter à l’iPad. Ils n’ont pas besoin de rechercher leur nom, de saisir un mot de passe ou de remplir un formulaire à chaque fois.

Accès facile grâce au portefeuille numérique

Un QR code enregistré dans Apple Wallet ou Google Wallet est toujours à portée de main sur le smartphone du collaborateur. Plus besoin de listes imprimées ni d’un identifiant supplémentaire à retenir.

Aucun terminal séparé pour les employés

Les organisations qui utilisent déjà un iPad Lobbipad pour l’enregistrement des visiteurs peuvent aussi l’utiliser pour le pointage des employés. Cela limite la nécessité d’acheter et d’installer du matériel supplémentaire.

Vue des présences en temps réel

Une vue d’ensemble numérique permet aux utilisateurs autorisés de voir quels collaborateurs sont actuellement enregistrés comme présents. Elle peut faciliter le fonctionnement quotidien du site et aider lors d’une évacuation, à condition que les collaborateurs utilisent le processus de manière systématique.

Moins d’enregistrements manuels

Les listes papier et les tableurs demandent une saisie manuelle et deviennent vite obsolètes. Le pointage numérique centralise les informations de présence et réduit la charge administrative.

Adapté à plusieurs sites

Les organisations peuvent configurer le pointage des employés sur différents lieux de travail tout en gardant les informations de présence classées par site.

Quelles sont les limites du pointage par QR code ?

Le pointage par QR code est volontairement simple, mais les entreprises doivent en connaître les limites.

Un QR code doit rester personnel et être traité comme tel. Les collaborateurs ne doivent pas le partager avec leurs collègues. Les organisations doivent aussi fixer des règles internes claires sur les moments où les collaborateurs doivent pointer à l’arrivée et au départ.

La précision de la vue d’ensemble dépend de la régularité avec laquelle les collaborateurs effectuent ces deux actions. Un départ oublié peut fausser les totaux et obliger un administrateur à corriger l’enregistrement.

Le pointage par QR code ne doit pas être considéré d’office comme une solution complète de paie ou de conformité légale. Les exigences varient selon le pays, le secteur, le type de contrat et la nature du travail effectué. Les entreprises doivent obtenir un conseil juridique ou en paie adapté lorsqu’un enregistrement formel du temps de travail est requis.

Vie privée et données de présence des collaborateurs

Les données de présence sont des données personnelles, car elles indiquent quand un collaborateur identifiable était présent à un endroit donné.

Avant de mettre en place un système, les organisations doivent déterminer :

• pourquoi les données de présence sont nécessaires ;

• quelles informations sont indispensables ;

• qui peut y accéder ;

• combien de temps les enregistrements seront conservés ;

• comment les collaborateurs seront informés ;

• quelles mesures de sécurité protégeront les données.

Seules les informations pertinentes au regard de l’objectif défini doivent être collectées. L’accès doit être limité aux utilisateurs autorisés, et des durées de conservation doivent être fixées plutôt que de garder les données de présence indéfiniment.

Les collaborateurs doivent recevoir des informations claires sur le fonctionnement du système et sur les raisons du traitement de leurs données. L’enregistrement des présences ne doit pas glisser discrètement vers une surveillance excessive des collaborateurs.

Comment mettre en place le pointage des employés

1. Définir l’objectif

   Commencez par déterminer ce dont l’organisation a réellement besoin. L’objectif est-il de savoir qui est présent, de consulter les heures enregistrées ou de soutenir la planification opérationnelle ? Un objectif clair évite une complexité inutile.

2. Déterminer qui a besoin d’un QR code

   Créez un QR code personnel pour chaque collaborateur qui utilisera le système de pointage. Veillez à ce que les collaborateurs comprennent que leur code est personnel.

3. Rendre le code facilement accessible

   Permettez aux collaborateurs d’enregistrer leur QR code dans Apple Wallet ou Google Wallet afin de le retrouver rapidement à l’arrivée ou au départ.

4. Bien positionner l’iPad

   Placez l’iPad partagé à l’endroit où les collaborateurs entrent et sortent naturellement. L’appareil doit être facile d’accès sans créer d’encombrement.

5. Établir des consignes claires

   Expliquez quand les collaborateurs doivent présenter leur QR code, que faire en cas de départ oublié et qui contacter lorsqu’un enregistrement est incorrect.

6. Tester le processus

   Faites un essai avec un groupe restreint ou sur un seul site. Vérifiez que le scan est rapide, que les consignes sont claires et que la vue d’ensemble des présences répond aux besoins de l’organisation.

7. Examiner les données régulièrement

   Vérifiez que les enregistrements sont complets et que les droits d’accès et les durées de conservation restent appropriés. Les retours des collaborateurs peuvent aussi révéler des améliorations pratiques.

Quand un système de pointage simple est-il le bon choix ?

Un système de pointage des employés léger peut convenir aux bureaux, entrepôts, ateliers et organisations disposant de plusieurs sites.

Il est particulièrement utile lorsqu’une entreprise :

• souhaite remplacer les feuilles de présence papier ;

• a besoin d’une vue actualisée de la présence des collaborateurs ;

• veut enregistrer les arrivées et les départs ;

• utilise déjà un iPad pour l’enregistrement des visiteurs ;

• n’a pas besoin d’une planification complexe des horaires ni d’une automatisation de la paie ;

• veut éviter d’acheter une pointeuse séparée.

Les organisations ayant des exigences avancées en matière de planification des effectifs, de paie ou de conformité peuvent avoir besoin de logiciels ou d’intégrations supplémentaires.

Le pointage des employés avec Lobbipad

Lobbipad offre un moyen simple d’enregistrer les arrivées et les départs des collaborateurs grâce à des QR codes personnels et à un iPad partagé.

Les collaborateurs peuvent enregistrer leur QR code personnel dans Apple Wallet ou Google Wallet. Sur le lieu de travail, ils présentent ce code à l’iPad Lobbipad pour pointer à l’arrivée ou au départ.

Les utilisateurs autorisés disposent d’une vue d’ensemble de la présence des collaborateurs et des heures enregistrées. Les informations quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles peuvent être consultées de manière centralisée, sans mettre en place une plateforme RH complexe.

Les organisations qui utilisent déjà Visitor Management de Lobbipad peuvent utiliser le même iPad pour les collaborateurs et les visiteurs. La solution Employee Check-ins est proposée à un prix fixe par site avec un nombre illimité de collaborateurs et peut aussi être utilisée comme module distinct.

Une façon plus simple de suivre la présence sur le lieu de travail

Le meilleur système de présence n’est pas forcément celui qui offre le plus de fonctionnalités. C’est celui que les collaborateurs utilisent de manière régulière et que les administrateurs peuvent gérer sans travail inutile.

Les QR codes personnels enregistrés dans Apple Wallet ou Google Wallet offrent aux collaborateurs une méthode de pointage pratique. En scannant ces codes avec un iPad partagé, les organisations peuvent mettre en place un processus de présence efficace sans ajouter un autre terminal dédié.

Pour les entreprises qui utilisent déjà un iPad pour la gestion des visiteurs, réunir l’enregistrement des visiteurs et le pointage des employés sur le même appareil rend l’installation existante encore plus utile.