Combien la gestion numérique des visiteurs peut-elle faire économiser ?

La plupart des organisations savent ce que leur logiciel de gestion des visiteurs coûte chaque mois. Bien moins savent ce que leur façon actuelle d’enregistrer les visiteurs leur coûte. Un registre papier semble gratuit, et une personne d’accueil qui « s’occupe aussi des visiteurs » ressemble à un coût fixe impossible à modifier. En réalité, chaque visite consomme du temps, de l’attention et de l’administration, et ce coût est rarement mesuré.

Cet article explique comment calculer la valeur potentielle de la gestion numérique des visiteurs d’une manière que vous pouvez défendre devant votre service financier. Il couvre le temps, la capacité d’accueil, les coûts directs et les bénéfices qu’il ne faut pas chercher à convertir artificiellement en euros. Tous les chiffres des exemples sont des hypothèses illustratives, et non des résultats mesurés par Lobbipad. Remplacez-les par vos propres données.

Combien coûte réellement l’enregistrement des visiteurs ?

Le coût de l’enregistrement des visiteurs se répartit sur de nombreux petits moments. Un visiteur arrive et quelqu’un lui demande son nom, sa société et la personne qu’il vient voir. Ces informations sont notées à la main ou saisies dans un tableur. On recherche l’hôte, on l’appelle ou on lui envoie un message. S’il ne répond pas, on réessaie. Plus tard, il faut parfois retrouver qui était présent mardi dernier, ou préparer une liste des visiteurs pour un rapport ou une évacuation.

Chacune de ces étapes ne prend qu’une ou deux minutes. Multipliées par des centaines de visites par mois, elles représentent un nombre d’heures important. S’y ajoutent des coûts directs : registres imprimés, badges papier et, sur certains sites, une couverture d’accueil temporaire ou externalisée.

Un système de gestion numérique des visiteurs automatise l’enregistrement, la notification de l’hôte et l’administration des visites. Que cela génère de vraies économies dépend de la manière dont votre organisation accueille ses visiteurs aujourd’hui, et c’est précisément là que beaucoup de calculs se trompent.

Deux façons d’utiliser la gestion numérique des visiteurs

La gestion numérique des visiteurs peut soit libérer de la capacité au sein d’une équipe d’accueil existante, soit réduire le besoin d’un accueil dédié. Ces deux formes de valeur doivent être calculées différemment.

Modèle 1 : en soutien d’une personne d’accueil

Dans le premier modèle, la personne d’accueil reste présente et continue d’accueillir et d’aider les visiteurs. Le logiciel prend en charge le travail administratif répétitif, par exemple :

• demander aux visiteurs leurs informations habituelles ;
• saisir ou recopier les données des visiteurs ;
• rechercher le bon hôte ;
• appeler les collaborateurs ou leur envoyer un message ;
• tenir à jour manuellement les listes de visiteurs ;
• retrouver d’anciens enregistrements ;
• préparer les informations sur les visiteurs pour un rapport ou une évacuation.

Le bénéfice est ici surtout une capacité libérée : moins d’interruptions, des temps d’attente plus courts, moins d’administration manuelle, moins d’erreurs de saisie évitables et davantage de temps pour un service personnalisé.

Modèle 2 : le libre-service sans personnel d’accueil permanent

Dans le second modèle, les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes sur un iPad et leur hôte est prévenu automatiquement. La valeur potentielle peut consister à éviter ou réduire une couverture d’accueil dédiée, à empêcher d’autres collaborateurs d’interrompre sans cesse leur travail pour enregistrer des visiteurs, à proposer un accueil professionnel sur des sites plus petits ou sans personnel, et à centraliser les informations sur les visiteurs sans accueil permanent.

Un logiciel de gestion des visiteurs ne remplace pas toutes les fonctions d’une personne d’accueil. Il automatise l’enregistrement, les notifications et l’administration des visites. Il n’apporte pas d’assistance physique, ne répond pas au standard téléphonique, ne traite pas le courrier, ne réceptionne pas les livraisons, n’accompagne pas chaque visiteur et ne gère pas toutes les situations imprévues.

Une organisation multisite peut combiner les deux approches : soutenir l’équipe d’accueil au siège et proposer l’enregistrement en libre-service sur un site plus petit.

Les données nécessaires à un calcul honnête

La formule de base de la valeur opérationnelle mensuelle est la suivante :

Valeur opérationnelle mensuelle = (visites par mois × minutes gagnées par visite ÷ 60 × coût horaire complet) + (heures administratives gagnées par mois × coût horaire complet) + coûts directs mensuels évités − coût mensuel du logiciel

Chaque donnée mérite une attention particulière :

• Visites par mois : le nombre d’arrivées de visiteurs sur le site, d’après votre registre, vos agendas ou un comptage rapide.
• Minutes gagnées par visite : l’écart entre la durée de votre processus actuel et celle d’un enregistrement numérique. Mesurez-le plutôt que de l’estimer.
• Coût horaire complet : le coût réel d’une heure de travail, charges patronales, congés payés et autres frais compris, et pas seulement le salaire net.
• Temps administratif supplémentaire gagné : le travail récurrent en dehors du moment de l’arrivée, comme la tenue des listes, les questions sur des visites passées ou la préparation de rapports.
• Dépenses directes évitées : les coûts qui disparaissent réellement, comme les registres papier, l’impression ou un accueil externalisé.
• Abonnement logiciel : le prix mensuel de l’offre adaptée à votre nombre d’hôtes.
• Matériel, mise en place et support : iPads, supports, imprimantes de badges, temps de configuration et support interne, le cas échéant.

Il est également utile d’employer des termes précis pour les résultats :

• Valeur opérationnelle brute : la valeur du temps libéré plus les coûts directs évités, avant le coût du logiciel.
• Économies directes : les coûts réellement supprimés ou évités.
• Capacité libérée : les heures disponibles pour d’autres tâches, sans baisse nécessaire des dépenses.
• Valeur mensuelle nette : la valeur opérationnelle brute moins les coûts mensuels de la solution.
• Valeur annuelle potentielle : la valeur mensuelle nette multipliée par douze.

La capacité libérée n’est ni un bénéfice ni une économie de trésorerie, sauf si un coût réel est supprimé ou évité.

Modèle 1 : calculer la valeur aux côtés d’une personne d’accueil

Prenons un site doté d’un accueil avec du personnel. Les chiffres suivants sont des hypothèses illustratives :

• 500 visites par mois
• 2,5 minutes gagnées par visite
• 3 heures administratives supplémentaires gagnées par mois
• coût horaire complet de 35 €
• 25 € de coûts directs mensuels évités
• abonnement logiciel de 41 € par mois

Le calcul

Temps d’accueil libéré : 500 × 2,5 ÷ 60 = 20,83 heures par mois

Capacité totale libérée : 20,83 + 3 = 23,83 heures par mois

Valeur opérationnelle du temps libéré : 23,83 × 35 € = 834,05 € par mois

Valeur opérationnelle brute, coûts directs compris : 834,05 € + 25 € = 859,05 € par mois

Valeur opérationnelle nette illustrative : 859,05 € − 41 € = 818,05 € par mois

Valeur opérationnelle annuelle illustrative : 818,05 € × 12 = 9 816,60 € par an

Comment interpréter ce résultat

L’entreprise n’a pas forcément réduit sa masse salariale de 834 €. Elle a libéré environ 23,8 heures d’accueil par mois pour d’autres tâches. Ce montant ne devient une économie financière directe que lorsqu’il évite ou supprime un autre coût, par exemple des heures supplémentaires, du personnel temporaire ou un recrutement supplémentaire.

Les 41 € correspondent au prix de départ actuel de Visitors Plus pour 25 hôtes au maximum, au 24 octobre 2026, hors TVA. Avec davantage d’hôtes ou une autre offre, l’abonnement peut être différent. Le matériel et la mise en place ne sont pas inclus dans cet exemple. Vous pouvez comparer les offres sur la page des tarifs de Lobbipad.

Modèle 2 : calculer les économies du libre-service

Prenons maintenant un site plus petit, sans personnel d’accueil permanent. Ces chiffres sont eux aussi des hypothèses illustratives :

• Sans libre-service, l’organisation aurait besoin de 10 heures de couverture d’accueil par semaine.
• Un mois compte 4,33 semaines.
• Le coût horaire complet est de 35 €.
• 5 heures par mois restent nécessaires pour la supervision, les exceptions et l’aide aux visiteurs.
• L’abonnement logiciel coûte 41 € par mois.
• Aucune économie directe distincte n’est ajoutée.

Le calcul

Couverture d’accueil potentiellement évitée : 10 × 4,33 = 43,3 heures par mois

Valeur brute : 43,3 × 35 € = 1 515,50 € par mois

Soutien humain restant : 5 × 35 € = 175 € par mois

Valeur opérationnelle nette illustrative : 1 515,50 € − 175 € − 41 € = 1 299,50 € par mois

Valeur opérationnelle annuelle illustrative : 1 299,50 € × 12 = 15 594 € par an

Comment interpréter ce résultat

Ce calcul ne constitue une économie réelle que si l’organisation évite ou supprime effectivement ces coûts de couverture d’accueil. Si des collaborateurs continuent d’assurer l’accueil en plus de leurs autres missions, le résultat représente surtout une capacité libérée plutôt qu’une économie salariale. Les cinq heures restantes rappellent que le libre-service a toujours besoin d’une personne responsable des exceptions.

Quand le temps gagné devient une économie financière

Le temps gagné a de la valeur, mais ce n’est pas la même chose que de l’argent économisé. Les heures libérées ne deviennent une économie financière que lorsqu’elles modifient une dépense réelle. Exemples typiques :

• moins d’heures supplémentaires à l’accueil ;
• moins d’heures de personnel temporaire ou intérimaire ;
• un contrat d’accueil externalisé réduit ou résilié ;
• un recrutement prévu qui n’est plus nécessaire malgré la hausse du nombre de visiteurs ;
• plus de registres imprimés ni de badges préimprimés.

Si aucun de ces cas ne s’applique, la valeur reste réelle, mais elle prend une autre forme : plus de temps pour les visiteurs, les projets ou d’autres tâches. Présentez-la ainsi dans votre business case. Un service financier fera davantage confiance à un calcul qui distingue clairement capacité libérée et économies réelles.

La valeur qui ne se résume pas en euros

Certains bénéfices sont importants, mais ne doivent pas recevoir une valeur monétaire arbitraire :

• des temps d’attente plus courts à l’arrivée ;
• moins d’interruptions pour l’accueil et les collaborateurs ;
• des notifications automatiques et plus rapides aux hôtes ;
• un enregistrement des visiteurs plus homogène ;
• une première impression plus professionnelle ;
• une vue d’ensemble actualisée des visiteurs enregistrés sur site ;
• un accès plus rapide aux informations sur les visiteurs lors d’une évacuation ;
• un historique des visites consultable ;
• un meilleur contrôle des règles de conservation des données ;
• moins d’exposition des données des visiteurs qu’avec un registre papier ouvert ;
• un processus d’accueil cohérent sur tous les sites ;
• une consommation de papier réduite ;
• plus de temps pour offrir un accueil personnalisé.

Un logiciel ne garantit ni la conformité au RGPD, ni la sécurité, ni l’exactitude de la présence physique, ni la réussite d’une évacuation. La qualité de la liste des visiteurs dépend du fait que ceux-ci s’enregistrent correctement à l’arrivée et au départ. Pour en savoir plus, lisez notre article sur les listes d’évacuation des visiteurs et la préparation aux urgences.

Les coûts à inclure dans un calcul de ROI honnête

Un calcul honnête intègre tous les coûts de la solution, pas uniquement l’abonnement :

• Abonnement logiciel : selon l’offre et le nombre d’hôtes.
• Matériel : un ou plusieurs iPads, un support ou boîtier et, si nécessaire, une imprimante de badges et des étiquettes.
• Mise en place : le temps nécessaire pour configurer le parcours d’accueil, importer les hôtes et informer le personnel.
• Support continu : le temps interne consacré à la gestion des hôtes, des paramètres et des questions ponctuelles.
• Soutien humain restant : la supervision et la gestion des exceptions, surtout sur les sites en libre-service.

Le matériel est généralement un coût ponctuel. Répartissez-le sur sa durée de vie prévue, par exemple trois ans, et ajoutez la part mensuelle à votre calcul.

Comment calculer votre propre business case

Suivez ces sept étapes pour établir le calcul de votre site :

1. Comptez les visiteurs mensuels. Utilisez votre registre, vos agendas ou un comptage sur deux semaines pour estimer le nombre de visites par mois.
2. Décrivez le parcours actuel des visiteurs. Notez chaque étape, de l’arrivée au départ, en précisant qui fait quoi.
3. Mesurez le temps consacré à chaque visite. Chronométrez un échantillon d’enregistrements réels au lieu de vous fier à des estimations.
4. Calculez le coût horaire complet. Demandez aux RH ou au service financier le coût employeur complet par heure des personnes concernées.
5. Ajoutez le travail administratif récurrent. Incluez la tenue des listes, les recherches dans l’historique et le reporting.
6. Intégrez tous les coûts technologiques et de mise en place. Ajoutez l’abonnement, le matériel, la configuration et le support.
7. Distinguez les économies réelles de la capacité libérée. Montrez quels montants modifient de vraies dépenses et lesquels libèrent du temps.

Pour comprendre comment fonctionne un processus numérique au quotidien, consultez notre guide de la gestion numérique des visiteurs.

Comment Lobbipad prend en charge les deux modèles

Lobbipad est un système de gestion des visiteurs sur iPad. Les visiteurs peuvent s’enregistrer eux-mêmes sur l’iPad, et les visiteurs préenregistrés peuvent utiliser un code QR personnel. Les hôtes peuvent être prévenus automatiquement : Visitors Plus inclut les notifications par e-mail, et Visitors Pro prend aussi en charge les notifications et intégrations par SMS et Microsoft Teams. L’impression de badges est disponible en option.

Les utilisateurs autorisés ont accès à la liste des visiteurs et à l’historique des visites, et les informations sur les visiteurs peuvent servir de base à une vue d’ensemble en cas d’évacuation. Plusieurs iPads peuvent être connectés au sein d’un même site sous licence, sans licence logicielle supplémentaire par iPad. Découvrez la gestion des visiteurs sur iPad.

Lobbipad convient aussi bien aux accueils avec personnel qu’aux sites sans personnel d’accueil permanent. Visitors Plus démarre actuellement à 41 € par mois et Visitors Pro à 61 € par mois, tous deux pour 0 à 25 hôtes et hors TVA. Le prix dépend du nombre d’hôtes.

Calculez ce que votre organisation peut y gagner

Le business case le plus convaincant n’est pas celui qui affiche le montant le plus élevé, mais celui qui est le plus facile à vérifier. Partez de vos propres visites, de vos propres mesures de temps et de vos coûts horaires réels. Présentez séparément la capacité libérée et les économies directes, incluez tous les coûts et listez les bénéfices non financiers sans leur attribuer de prix.

Vous souhaitez découvrir comment cela fonctionnerait sur votre site ? Explorez la gestion des visiteurs avec Lobbipad, réservez une démo en ligne ou démarrez un essai gratuit.