Wie viel kann digitales Besuchermanagement einsparen?

Die meisten Unternehmen wissen, was ihre Software für das Besuchermanagement im Monat kostet. Deutlich weniger wissen, was ihre derzeitige Art der Besucherregistrierung kostet. Ein Besucherbuch aus Papier wirkt kostenlos, und eine Empfangskraft, die „die Besucher einfach mit übernimmt“, erscheint als Fixkosten, an denen sich nichts ändern lässt. Tatsächlich kostet jeder Besuch Zeit, Aufmerksamkeit und Verwaltungsaufwand – und diese Kosten werden selten gemessen.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie den potenziellen Wert des digitalen Besuchermanagements so berechnen, dass Sie das Ergebnis gegenüber Ihrer Finanzabteilung vertreten können. Er behandelt Zeit, Empfangskapazität, direkte Kosten und die Vorteile, die man nicht in einen Eurobetrag pressen sollte. Alle Zahlen in den Beispielen sind veranschaulichende Annahmen und keine gemessenen Lobbipad-Werte. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Daten.

Was kostet die Besucherregistrierung wirklich?

Die Kosten der Besucherregistrierung verteilen sich auf viele kleine Momente. Ein Besucher kommt an, und jemand fragt nach Name, Unternehmen und Ansprechpartner. Diese Angaben werden notiert oder in eine Tabelle eingetragen. Der Gastgeber wird gesucht, angerufen oder per Nachricht informiert. Meldet er sich nicht, versucht man es erneut. Später muss vielleicht jemand herausfinden, wer letzten Dienstag im Haus war, oder eine Besucherliste für einen Bericht oder eine Evakuierung zusammenstellen.

Jeder dieser Schritte dauert nur ein oder zwei Minuten. Bei Hunderten von Besuchen im Monat summiert sich das zu einer beträchtlichen Zahl von Stunden. Hinzu kommen direkte Kosten wie gedruckte Besucherbücher, Papierausweise und an manchen Standorten eine befristete oder externe Empfangsbesetzung.

Ein System für digitale Besucherverwaltung automatisiert die Registrierung, die Benachrichtigung des Gastgebers und die Besucherverwaltung. Ob dadurch echte Einsparungen entstehen, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen heute Besucher empfängt – und genau hier liegen viele Berechnungen falsch.

Zwei Einsatzmodelle für digitales Besuchermanagement

Digitales Besuchermanagement kann entweder Kapazität in einem bestehenden Empfangsteam freisetzen oder den Bedarf an einer eigens besetzten Rezeption verringern. Diese beiden Arten von Wert müssen unterschiedlich berechnet werden.

Modell 1: Unterstützung einer Empfangskraft

Im ersten Modell bleibt die Empfangskraft vor Ort und begrüßt und betreut die Besucher weiterhin. Die Software übernimmt wiederkehrende Verwaltungsaufgaben, zum Beispiel:

• Besucher nach den üblichen Angaben fragen;
• Besucherdaten eingeben oder übertragen;
• den richtigen Gastgeber ermitteln;
• Mitarbeitende anrufen oder ihnen eine Nachricht senden;
• Besucherlisten manuell pflegen;
• frühere Besucherdaten heraussuchen;
• Besucherinformationen für Berichte oder Evakuierungen vorbereiten.

Der Nutzen besteht hier vor allem in freigesetzter Kapazität: weniger Unterbrechungen, kürzere Wartezeiten, weniger manuelle Verwaltung, weniger vermeidbare Eingabefehler und mehr Zeit für persönlichen Service.

Modell 2: Self-Service ohne ständig besetzten Empfang

Im zweiten Modell registrieren sich Besucher selbst an einem iPad, und ihr Gastgeber wird automatisch benachrichtigt. Der mögliche Wert kann darin liegen, eine eigens besetzte Rezeption zu vermeiden oder zu verringern, zu verhindern, dass andere Mitarbeitende immer wieder ihre Arbeit unterbrechen, um Besucher zu registrieren, an kleineren oder unbesetzten Standorten einen professionellen Check-in zu bieten und Besucherdaten ohne ständiges Empfangspersonal zentral zu erfassen.

Software für das Besuchermanagement ersetzt nicht jede Aufgabe einer Empfangskraft. Sie automatisiert Registrierung, Benachrichtigung und Besucherverwaltung. Sie leistet keine persönliche Hilfe vor Ort, nimmt keine allgemeinen Telefonanrufe entgegen, bearbeitet keine Post, nimmt keine Lieferungen an, begleitet nicht jeden Besucher und bewältigt nicht jede unerwartete Situation.

Ein Unternehmen mit mehreren Standorten kann beide Ansätze kombinieren: das Empfangsteam in der Zentrale unterstützen und an einem kleineren Standort Self-Service-Check-in anbieten.

Diese Angaben brauchen Sie für eine ehrliche Berechnung

Die Grundformel für den monatlichen operativen Wert lautet:

Monatlicher operativer Wert = (Besuche pro Monat × eingesparte Minuten pro Besuch ÷ 60 × gesamte Arbeitgeberkosten pro Arbeitsstunde) + (eingesparte Verwaltungsstunden pro Monat × gesamte Arbeitgeberkosten pro Arbeitsstunde) + vermiedene direkte monatliche Kosten − monatliche Softwarekosten

Jede Angabe verdient Sorgfalt:

• Besuche pro Monat: die Zahl der Besucherankünfte am Standort, ermittelt aus Besucherbuch, Kalendern oder einer kurzen Zählung.
• Eingesparte Minuten pro Besuch: der Unterschied zwischen der Dauer Ihres heutigen Ablaufs und eines digitalen Check-ins. Messen Sie diesen Wert, statt ihn zu schätzen.
• Gesamte Arbeitgeberkosten pro Arbeitsstunde: die tatsächlichen Kosten einer Arbeitsstunde einschließlich Arbeitgeberanteilen, Urlaubsgeld und sonstiger Personalkosten – nicht nur das Nettogehalt.
• Zusätzlich eingesparte Verwaltungszeit: wiederkehrende Arbeit außerhalb des Ankunftsmoments, etwa Listenpflege, Fragen zu früheren Besuchen oder das Erstellen von Berichten.
• Vermiedene direkte Ausgaben: Kosten, die tatsächlich entfallen, etwa Besucherbücher aus Papier, Druckkosten oder eine externe Empfangsbesetzung.
• Softwareabonnement: der Monatspreis des Tarifs, den Sie für Ihre Zahl an Gastgebern benötigen.
• Hardware, Einführung und Support: iPads, Ständer, Ausweisdrucker, Einrichtungszeit und interner Support, sofern zutreffend.

Hilfreich sind außerdem klare Begriffe für die Ergebnisse:

• Operativer Bruttowert: der Wert der freigesetzten Zeit zuzüglich vermiedener direkter Kosten, vor Softwarekosten.
• Direkte Kosteneinsparungen: Kosten, die tatsächlich wegfallen oder vermieden werden.
• Freigesetzte Kapazität: Stunden, die für andere Aufgaben verfügbar werden, ohne dass die Ausgaben zwingend sinken.
• Monatlicher Nettowert: der operative Bruttowert abzüglich der monatlichen Kosten der Lösung.
• Potenzieller Jahreswert: der monatliche Nettowert mal zwölf.

Freigesetzte Kapazität ist weder Gewinn noch eingespartes Geld, es sei denn, es fallen tatsächlich Kosten weg oder werden vermieden.

Modell 1: den Wert neben einer Empfangskraft berechnen

Nehmen wir einen Standort mit besetztem Empfang. Die folgenden Zahlen sind veranschaulichende Annahmen:

• 500 Besuche pro Monat
• 2,5 eingesparte Minuten pro Besuch
• 3 zusätzlich eingesparte Verwaltungsstunden pro Monat
• 35 € gesamte Arbeitgeberkosten pro Arbeitsstunde
• 25 € vermiedene direkte Kosten pro Monat
• 41 € Softwareabonnement pro Monat

Die Berechnung

Freigesetzte Zeit für den Besucherempfang: 500 × 2,5 ÷ 60 = 20,83 Stunden pro Monat

Insgesamt freigesetzte Kapazität: 20,83 + 3 = 23,83 Stunden pro Monat

Operativer Wert der freigesetzten Zeit: 23,83 × 35 € = 834,05 € pro Monat

Operativer Bruttowert einschließlich direkter Kosten: 834,05 € + 25 € = 859,05 € pro Monat

Veranschaulichender operativer Nettowert: 859,05 € − 41 € = 818,05 € pro Monat

Veranschaulichender operativer Jahreswert: 818,05 € × 12 = 9.816,60 € pro Jahr

So lesen Sie dieses Ergebnis

Das Unternehmen hat seine Personalkosten nicht zwangsläufig um 834 € gesenkt. Es hat rund 23,8 Empfangsstunden pro Monat für andere Aufgaben freigesetzt. Zu einer direkten finanziellen Einsparung wird dieser Betrag erst, wenn er andere Kosten verhindert oder beseitigt, etwa Überstunden, Aushilfen oder eine zusätzliche Einstellung.

Die 41 € sind der aktuelle Einstiegspreis von Visitors Plus für bis zu 25 Gastgeber mit Stand 24. Oktober 2026, ohne Mehrwertsteuer. Bei mehr Gastgebern oder einem anderen Tarif kann das Abonnement abweichen. Hardware- und Einführungskosten sind in diesem Beispiel nicht enthalten. Die Tarife können Sie auf der Preisseite von Lobbipad vergleichen.

Modell 2: Einsparungen durch Self-Service berechnen

Betrachten wir nun einen kleineren Standort ohne ständig besetzten Empfang. Auch diese Zahlen sind veranschaulichende Annahmen:

• Ohne Self-Service bräuchte das Unternehmen 10 Stunden Empfangsbesetzung pro Woche.
• Ein Monat wird mit 4,33 Wochen gerechnet.
• Die gesamten Arbeitgeberkosten pro Arbeitsstunde betragen 35 €.
• Pro Monat bleiben 5 Stunden für Aufsicht, Ausnahmen und Besucherbetreuung erforderlich.
• Das Softwareabonnement kostet 41 € pro Monat.
• Eine separate direkte Kosteneinsparung wird nicht hinzugerechnet.

Die Berechnung

Potenziell vermiedene Empfangsbesetzung: 10 × 4,33 = 43,3 Stunden pro Monat

Bruttowert: 43,3 × 35 € = 1.515,50 € pro Monat

Verbleibende persönliche Betreuung: 5 × 35 € = 175 € pro Monat

Veranschaulichender operativer Nettowert: 1.515,50 € − 175 € − 41 € = 1.299,50 € pro Monat

Veranschaulichender operativer Jahreswert: 1.299,50 € × 12 = 15.594 € pro Jahr

So lesen Sie dieses Ergebnis

Als echte Kosteneinsparung gilt diese Rechnung nur, wenn das Unternehmen die Kosten für die Empfangsbesetzung tatsächlich vermeidet oder streicht. Übernehmen bestehende Mitarbeitende die Empfangsaufgaben weiterhin neben ihren übrigen Tätigkeiten, handelt es sich vor allem um freigesetzte Kapazität und nicht um eine Einsparung bei den Personalkosten. Die verbleibenden fünf Stunden zeigen, dass auch Self-Service eine verantwortliche Person für Ausnahmen braucht.

Wann Zeitersparnis zu finanzieller Einsparung wird

Eingesparte Zeit ist wertvoll, aber nicht dasselbe wie eingespartes Geld. Freigesetzte Stunden werden erst dann zu einer finanziellen Einsparung, wenn sie eine tatsächliche Ausgabe verändern. Typische Beispiele:

• weniger Überstunden am Empfang;
• weniger Stunden für Aushilfs- oder Zeitarbeitskräfte;
• ein reduzierter oder gekündigter externer Empfangsvertrag;
• eine geplante Einstellung, die bei steigenden Besucherzahlen nicht mehr nötig ist;
• keine gedruckten Besucherbücher oder vorgedruckten Ausweise mehr.

Trifft nichts davon zu, ist der Wert dennoch real, aber er zeigt sich anders: als mehr Zeit für Besucher, Projekte oder andere Aufgaben. Stellen Sie ihn in Ihrem Business Case auch so dar. Eine Finanzabteilung vertraut einer Berechnung eher, wenn freigesetzte Kapazität und tatsächliche Einsparungen getrennt ausgewiesen werden.

Der Wert, der sich nicht in Euro ausdrücken lässt

Manche Vorteile sind wichtig, sollten aber keinen willkürlichen Geldwert erhalten:

• kürzere Wartezeiten bei der Ankunft;
• weniger Unterbrechungen für Empfang und Mitarbeitende;
• schnellere, automatische Benachrichtigung der Gastgeber;
• eine einheitlichere Besucherregistrierung;
• ein professionellerer erster Eindruck;
• eine aktuelle Übersicht der registrierten Besucher vor Ort;
• schnellerer Zugriff auf Besucherdaten bei einer Evakuierung;
• eine durchsuchbare Besucherhistorie;
• bessere Kontrolle über Aufbewahrungs- und Löschfristen;
• weniger offen einsehbare Besucherdaten als in einem ausliegenden Besucherbuch;
• ein einheitlicher Besucherablauf an allen Standorten;
• weniger Papierverbrauch;
• mehr Zeit für den Empfang, Besucher persönlich zu begrüßen.

Software garantiert weder DSGVO-Konformität noch Sicherheit, eine korrekt erfasste physische Anwesenheit oder eine erfolgreiche Evakuierung. Die Qualität der Besucherübersicht hängt davon ab, dass sich Besucher korrekt an- und abmelden. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel über Evakuierungslisten für Besucher und Notfallvorsorge.

Kosten, die in eine ehrliche ROI-Berechnung gehören

Eine ehrliche Berechnung berücksichtigt alle Kosten der Lösung, nicht nur das Abonnement:

• Softwareabonnement: abhängig vom Tarif und der Zahl der Gastgeber.
• Hardware: ein oder mehrere iPads, ein Ständer oder Gehäuse und bei Bedarf ein Ausweisdrucker mit Etiketten.
• Einführung: Zeit, um den Check-in-Ablauf einzurichten, Gastgeber zu importieren und Mitarbeitende einzuweisen.
• Laufender Support: interne Zeit für die Verwaltung von Gastgebern, Einstellungen und gelegentlichen Fragen.
• Verbleibende persönliche Betreuung: Aufsicht und Umgang mit Ausnahmen, vor allem an Self-Service-Standorten.

Hardware ist meist eine einmalige Ausgabe. Verteilen Sie sie auf die erwartete Nutzungsdauer, zum Beispiel drei Jahre, und rechnen Sie den monatlichen Anteil in Ihre Kalkulation ein.

So berechnen Sie Ihren eigenen Business Case

Mit diesen sieben Schritten erstellen Sie eine Berechnung für Ihren Standort:

1. Zählen Sie die monatlichen Besucher. Schätzen Sie die Besuche pro Monat anhand von Besucherbuch, Kalendern oder einer zweiwöchigen Zählung.
2. Bilden Sie den heutigen Besucherablauf ab. Notieren Sie jeden Schritt von der Ankunft bis zum Abschied und wer welche Aufgabe übernimmt.
3. Messen Sie den Zeitaufwand pro Besuch. Stoppen Sie eine Stichprobe echter Anmeldungen, statt sich auf Schätzungen zu verlassen.
4. Berechnen Sie die gesamten Arbeitgeberkosten pro Arbeitsstunde. Fragen Sie Personal- oder Finanzabteilung nach den gesamten Arbeitgeberkosten pro Stunde der beteiligten Personen.
5. Ergänzen Sie wiederkehrende Verwaltungsarbeit. Berücksichtigen Sie Listenpflege, Recherchen in früheren Daten und Berichte.
6. Berücksichtigen Sie alle Technik- und Einführungskosten. Rechnen Sie Abonnement, Hardware, Einrichtung und Support ein.
7. Trennen Sie Kosteneinsparungen von freigesetzter Kapazität. Zeigen Sie, welche Beträge tatsächliche Ausgaben verändern und welche Zeit freisetzen.

Wie ein digitaler Ablauf in der Praxis funktioniert, erfahren Sie in unserem Leitfaden zum digitalen Besuchermanagement.

Wie Lobbipad beide Einsatzmodelle unterstützt

Lobbipad ist ein iPad-basiertes System für das Besuchermanagement. Besucher können sich am iPad selbst anmelden, und vorab registrierte Besucher können einen persönlichen QR-Code verwenden. Gastgeber können automatisch benachrichtigt werden: Visitors Plus umfasst E-Mail-Benachrichtigungen, Visitors Pro unterstützt zusätzlich Benachrichtigungen und Integrationen per SMS und Microsoft Teams. Optional lassen sich Besucherausweise drucken.

Berechtigte Nutzer haben Zugriff auf die Besucherübersicht und die Besucherhistorie, und die Besucherdaten können eine Evakuierungsübersicht unterstützen. Innerhalb eines lizenzierten Standorts lassen sich mehrere iPads ohne zusätzliche Softwarelizenz pro iPad verbinden. Erfahren Sie mehr über die Besucherverwaltung auf dem iPad.

Lobbipad eignet sich sowohl für Standorte mit besetztem Empfang als auch für Standorte ohne ständiges Empfangspersonal. Visitors Plus beginnt derzeit bei 41 € pro Monat und Visitors Pro bei 61 € pro Monat, jeweils für 0–25 Gastgeber und ohne Mehrwertsteuer. Der Preis richtet sich nach der Zahl der Gastgeber.

Berechnen Sie den Nutzen für Ihr Unternehmen

Der überzeugendste Business Case ist nicht der mit der höchsten Zahl, sondern der, der sich am leichtesten überprüfen lässt. Gehen Sie von Ihren eigenen Besuchen, Ihren eigenen Zeitmessungen und Ihren tatsächlichen Stundenkosten aus. Weisen Sie freigesetzte Kapazität und direkte Einsparungen getrennt aus, berücksichtigen Sie alle Kosten und führen Sie die nicht finanziellen Vorteile auf, ohne ihnen einen Preis zu geben.

Möchten Sie erfahren, wie dies an Ihrem Standort funktionieren würde? Entdecken Sie das Besuchermanagement mit Lobbipad, buchen Sie eine Online-Demo oder starten Sie eine kostenlose Testphase.