Digitales Besuchermanagement: Ein vollständiger Leitfaden für Unternehmen

Jeder Besucher prägt den ersten Eindruck Ihres Unternehmens – und Ihr Unternehmen hinterlässt bei jedem Besucher einen ersten Eindruck.

Doch viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Anmeldelisten aus Papier, Tabellenkalkulationen oder Empfangsmitarbeiter, um Besucher manuell zu registrieren. Diese Methoden mögen bei geringem Besucheraufkommen funktionieren, werden aber schnell ineffizient, wenn Unternehmen wachsen, mehrere Standorte betreiben oder mehr Kontrolle über Sicherheit und Compliance benötigen.

Ein digitales Besuchermanagementsystem fasst den gesamten Besucherprozess an einem zentralen Ort zusammen: von der Voranmeldung und dem Check-in über Host-Benachrichtigungen und den Druck von Badges bis hin zum Check-out.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie digitales Besuchermanagement funktioniert, warum Unternehmen von der papierbasierten Registrierung abrücken und was Sie bei der Auswahl eines Besuchermanagementsystems beachten sollten.

Was ist digitales Besuchermanagement?

Digitales Besuchermanagement ist der Prozess der Registrierung, Nachverfolgung und Verwaltung von Besuchern mithilfe eines digitalen Systems anstelle des traditionellen Besucherbuchs aus Papier.

Wenn Besucher ankommen, können sie an einem Tablet oder einem Terminal am Empfang einchecken. Das Unternehmen legt fest, welche Informationen erfasst werden müssen und welche Schritte ein Besucher vor dem Betreten des Arbeitsplatzes durchlaufen muss.

Beispielsweise kann ein Besucher aufgefordert werden:

• seinen Namen und sein Unternehmen einzugeben
• den Mitarbeiter auszuwählen, den er besucht
• Sicherheitsanweisungen zu lesen
• eine Vertraulichkeitserklärung (NDA) oder Besucherrichtlinie zu akzeptieren
• einen Besucher-Badge drucken zu lassen
• sich beim Verlassen auszuchecken

Der Host des Besuchers wird automatisch benachrichtigt, wenn sein Gast ankommt, während autorisierte Mitarbeiter sehen können, welche Besucher sich aktuell vor Ort befinden.

Dadurch wird die Besucherregistrierung von einer isolierten Aufgabe am Empfang zu einem strukturierten, digitalen Prozess.

Wie funktioniert ein digitales Besuchermanagementsystem?

Ein moderner Besucherprozess beginnt oft schon, bevor der Besucher Ihr Gebäude überhaupt erreicht.

Vor der Ankunft

Ein Mitarbeiter kann einen erwarteten Besucher voranmelden. Dies reduziert die Menge an Informationen, die der Besucher am Empfang angeben muss, und ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf seine Ankunft vorzubereiten.

Am Empfang

Der Besucher checkt über ein iPad oder ein anderes Registrierungsterminal ein.

Je nach Unternehmen kann der Check-in-Prozess Identifikationsdaten, benutzerdefinierte Fragen, Sicherheitsinformationen, Datenschutzhinweise oder Vereinbarungen umfassen.

Nach dem Check-in

Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, können verschiedene Aktionen automatisch ausgelöst werden.

Der Host erhält eine Benachrichtigung über die Ankunft seines Besuchers und bei Bedarf wird ein Besucher-Badge gedruckt.

Der Empfang muss Mitarbeiter nicht mehr manuell anrufen oder dieselben Informationen wiederholt eingeben.

Während des Besuchs

Das Unternehmen hat eine Echtzeit-Übersicht über die registrierten Besucher und kann sehen, wer gerade eingecheckt ist.

Beim Verlassen

Besucher checken sich beim Verlassen wieder aus. So wird die Dauer ihres Besuchs genau erfasst und die aktuelle Besucherliste auf dem neuesten Stand gehalten.

Die einzelnen Schritte sind einfach. Der Mehrwert entsteht durch die Verknüpfung zu einem einheitlichen, durchgängigen Prozess.

Warum das Besucherbuch aus Papier ersetzen?

Besucherbücher aus Papier haben einen großen Vorteil: Sie sind einfach.

Aber diese Einfachheit hat ihre Grenzen.

Stellen Sie sich vor, 30 Besucher haben Ihr Gebäude im Laufe des Tages betreten. Einige sind bereits gegangen, andere sind noch in Besprechungen und mehrere haben vergessen, ihre Austrittszeit einzutragen.

Wenn um 15:00 Uhr eine Evakuierung stattfindet, wer ist dann genau noch im Gebäude?

Jemand muss nun ein handschriftliches Besucherbuch interpretieren und feststellen, welche Einträge noch relevant sind.

Eine digitale Besucherregistrierung macht diese Informationen sofort zugänglich.

Es gibt auch weitere Nachteile: Handschriftliche Informationen können unleserlich sein, die Daten früherer Besucher sind für die nächste Person, die sich anmeldet, möglicherweise sichtbar, historische Aufzeichnungen sind schwer durchsuchbar und das Empfangspersonal muss viele Aufgaben manuell erledigen.

Für Unternehmen mit hohem Besucheraufkommen summieren sich diese kleinen Ineffizienzen.

Die wichtigsten Vorteile des digitalen Besuchermanagements

1. Wissen, wer sich in Ihrem Gebäude befindet

Im Kern beantwortet das Besuchermanagement eine einfache Frage: Wer ist aktuell vor Ort?

Ein digitales System gibt autorisierten Mitarbeitern eine aktuelle Übersicht über alle eingecheckten Besucher.

Das ist nützlich für den täglichen Betrieb und besonders wichtig, wenn ein Unternehmen im Notfall Rechenschaft über alle anwesenden Personen ablegen muss.

Für Industrieanlagen, Unternehmenszentralen und Organisationen, die mit Auftragnehmern arbeiten, kann diese Transparenz ein wichtiger Bestandteil der Sicherheitsmaßnahmen am Arbeitsplatz werden.

2. Besuchern einen besseren ersten Eindruck vermitteln

Das Besuchererlebnis beginnt bereits vor dem eigentlichen Meeting.

Ein Büro zu betreten und einen unbesetzten Empfang, ein Notizbuch aus Papier und keinen Hinweis auf die nächsten Schritte vorzufinden, schafft Unsicherheit.

Ein klarer, digitaler Check-in-Prozess teilt den Besuchern sofort mit, was von ihnen erwartet wird.

Die Registrierung kann in Sekundenschnelle erfolgen, der betreffende Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt und bei Bedarf kann ein Besucher-Badge gedruckt werden.

Der Prozess wirkt durchdacht und professionell.

Und wichtig: Ein digitaler Empfang muss nicht unpersönlich sein. Die Automatisierung wiederkehrender administrativer Aufgaben kann dem Empfangspersonal sogar mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Gäste geben.

3. Administrativen Aufwand reduzieren

Überlegen Sie, was bei der Ankunft eines Besuchers auf herkömmliche Weise passiert.

Der Empfang fragt nach den Daten des Besuchers. Jemand identifiziert den richtigen Host. Der Host wird angerufen oder benachrichtigt. Eventuell muss ein Badge vorbereitet werden. Dokumente müssen möglicherweise vorgelegt werden. Ankunfts- und Abreisezeiten müssen erfasst werden.

Dies einmal zu tun, ist kein Problem. Es tausende Male pro Jahr zu tun, schon.

Ein Besuchermanagementsystem automatisiert viele dieser wiederkehrenden Schritte und reduziert so den administrativen Aufwand für Empfangs- und Facility-Teams.

4. Mehr Kontrolle über Besucherdaten gewinnen

Besucherinformationen sind personenbezogene Daten.

Unternehmen müssen daher berücksichtigen, welche Informationen sie sammeln, warum sie diese sammeln, wer darauf Zugriff hat und wie lange sie aufbewahrt werden sollen.

Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegen.

Bei einem herkömmlichen Besucherbuch aus Papier kann die Kontrolle des Zugriffs und der Aufbewahrung umständlich sein. Ein digitales System ermöglicht es Unternehmen, Besucherdaten systematischer zu verwalten.

Unternehmen können beispielsweise festlegen, welche Informationen sie tatsächlich sammeln müssen, und Aufbewahrungsfristen für Besucherdaten festlegen.

Es ist wichtig, eines klarzustellen: Die Verwendung einer Besuchermanagement-Software macht ein Unternehmen nicht automatisch DSGVO-konform.

Technologie ist ein Werkzeug. Die Compliance hängt auch davon ab, wie das Unternehmen die Software konfiguriert und nutzt.

Wir werden dieses Thema gesondert in unserem Leitfaden zu DSGVO und Besuchermanagement behandeln.

5. Besucherregistrierung über mehrere Standorte hinweg standardisieren

Das Besuchermanagement wird komplexer, wenn ein Unternehmen zehn, zwanzig oder sogar hundert Standorte betreibt.

Ohne ein zentrales System können verschiedene Standorte nach und nach völlig unterschiedliche Prozesse entwickeln.

Ein Büro verwendet ein Besucherbuch aus Papier. Ein anderes nutzt Excel. Ein weiteres bittet Besucher, eine E-Mail an den Empfang zu senden. Eine Produktionsstätte hat ihr eigenes Verfahren für Auftragnehmer.

Eine zentrale Besuchermanagement-Plattform ermöglicht es, einen einheitlichen Ansatz über alle Standorte hinweg zu etablieren und gleichzeitig lokale Anforderungen zu berücksichtigen.

Dies ist besonders nützlich für internationale Organisationen, in denen IT-, Facility-Management-, Sicherheits- oder Compliance-Teams eine stärkere zentrale Kontrolle wünschen.

6. Mehr als nur Besucher verwalten

Nicht jeder, der einen Arbeitsplatz betritt, ist ein klassischer Geschäftsbesucher.

Viele Unternehmen empfangen auch Auftragnehmer, Lieferanten, Zusteller, Zeitarbeitskräfte, Servicetechniker und Bewerber.

Diese Gruppen erfordern möglicherweise unterschiedliche Registrierungsprozesse.

Ein Auftragnehmer, der eine Produktionsanlage betritt, muss beispielsweise Sicherheitsinformationen erhalten, die für jemanden, der einen Besprechungsraum in der Unternehmenszentrale besucht, nicht relevant sind.

Ein flexibles Besuchermanagementsystem kann je nachdem, wer das Gebäude betritt, unterschiedliche Registrierungsabläufe erstellen.

Das macht das Besuchermanagement wesentlich nützlicher als die reine Digitalisierung eines Empfangsbuchs.

Welche Funktionen sollte ein Besuchermanagementsystem haben?

Es gibt keine einheitliche Funktionsliste, die für jedes Unternehmen passt.

Ein kleines Büro und ein internationales Produktionsunternehmen haben sehr unterschiedliche Anforderungen.

Beim Vergleich von Besuchermanagement-Software sollten Sie jedoch einige Funktionen berücksichtigen:

• Check-in und Check-out für Besucher – die Grundlage des Systems sollte ein schneller und intuitiver Registrierungsprozess sein.
• Voranmeldung – Mitarbeiter sollten erwartete Besucher vor deren Ankunft registrieren können.
• Host-Benachrichtigungen – der zuständige Mitarbeiter sollte automatisch erfahren, wenn sein Gast eingecheckt hat.
• Druck von Besucher-Badges – Unternehmen, die Ausweise verwenden, sollten diese während der Registrierung automatisch drucken können.
• Benutzerdefinierte Registrierungsabläufe – verschiedene Standorte oder Besuchertypen können unterschiedliche Informationen erfordern.
• Dokumente und Vereinbarungen – Besucher müssen möglicherweise NDAs, Datenschutzhinweise, Sicherheitsanweisungen oder andere Richtlinien einsehen oder akzeptieren.
• Echtzeit-Besucherübersicht – autorisierte Mitarbeiter sollten sehen können, wer aktuell eingecheckt ist.
• Verwaltung mehrerer Standorte – größere Unternehmen sollten prüfen, wie einfach die Plattform an mehreren Standorten eingeführt werden kann.
• Datenmanagement und Aufbewahrung – das System sollte angemessene Kontrollen für die Verwaltung von Besucherinformationen bieten.

Bewerten Sie eine Besuchermanagement-Software jedoch nicht nur anhand der Anzahl der Funktionen.

Ein System mit 100 Funktionen, das für Besucher schwer verständlich ist, ist nicht unbedingt besser als eines mit 20 Funktionen, das Ihren Arbeitsablauf perfekt abbildet.

Der Check-in-Prozess sollte einfach bleiben.

Wer benötigt ein digitales Besuchermanagement?

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine hochentwickelte Besuchermanagement-Software.

Ein Fünf-Personen-Unternehmen, das einen Besucher pro Monat empfängt, kommt möglicherweise mit einem einfachen Prozess bestens zurecht.

Der Business Case wird stärker, je höher das Besucheraufkommen, die Sicherheitsanforderungen oder die organisatorische Komplexität sind.

Digitales Besuchermanagement ist besonders relevant für:

• Unternehmenszentralen
• Produktionsstätten
• Logistikstandorte
• Lagerhäuser
• Gebäude mit mehreren Mietern
• Forschungseinrichtungen
• Gesundheitseinrichtungen
• Internationale Unternehmen mit mehreren Standorten

Der gemeinsame Faktor ist nicht die Branche. Es ist die Notwendigkeit zu wissen, wer Ihren Arbeitsplatz betritt und was bei der Ankunft geschehen muss.

Was ist mit unbesetzten Empfangsbereichen?

Dies ist ein weiterer Bereich, in dem eine digitale Besucherregistrierung besonders nützlich sein kann.

Nicht jedes Unternehmen hat – oder braucht – einen Empfangsmitarbeiter, der permanent am Empfangstresen sitzt.

Ein digitales Check-in-Terminal ermöglicht es Besuchern, sich selbstständig zu registrieren, während der Mitarbeiter, den sie besuchen, dennoch benachrichtigt wird.

So kann ein Unternehmen einen strukturierten Empfangsprozess aufrechterhalten, auch wenn niemand physisch am Empfang anwesend ist.

Und an Standorten mit Empfangspersonal kann das System die Mitarbeiter ergänzen, anstatt sie zu ersetzen.

Der Ansatz von Lobbipad für das Besuchermanagement

Bei Lobbipad haben wir uns bewusst darauf konzentriert, die Besucherregistrierung einfach und unkompliziert zu gestalten.

Besucher checken sich am Empfang über ein iPad ein, während Unternehmen ihre Besucherprozesse über eine zentrale Plattform verwalten.

Je nach Konfiguration können Unternehmen Lobbipad für die Voranmeldung von Besuchern, automatische Host-Benachrichtigungen, den Druck von Badges, den QR-Check-in, Besuchervereinbarungen und benutzerdefinierte Registrierungsfelder nutzen.

Unternehmen mit mehreren Standorten können diese ebenfalls in derselben Besuchermanagement-Umgebung verwalten.

Aber das Prinzip hinter dem Produkt ist wichtiger als die einzelnen Funktionen: Besuchermanagement sollte den Zutritt zu einem Arbeitsplatz erleichtern – und keinen weiteren komplizierten Prozess schaffen.

Ein Besucher sollte kein Training benötigen, um einzuchecken. Der Empfang sollte keine repetitiven administrativen Aufgaben ausführen müssen. Und die Verantwortlichen für einen Arbeitsplatz sollten nachvollziehen können, wer gerade zu Besuch ist.

Genau das sollte ein digitales Besuchermanagement lösen.

Ist es Zeit, Ihre Besucherregistrierung zu digitalisieren?

Ein Besucherbuch aus Papier zu ersetzen bedeutet nicht, nur ein iPad am Empfang aufzustellen, weil es moderner aussieht.

Der wahre Wert liegt in dem, was hinter dem Bildschirm passiert.

Sie erhalten einen strukturierten Besucherprozess, mehr Transparenz darüber, wer vor Ort ist, weniger repetitiven Verwaltungsaufwand und eine bessere Kontrolle über Besucherinformationen.

Gleichzeitig profitieren Besucher von einem schnelleren und einheitlicheren Ankunftserlebnis.

Für Unternehmen, die täglich Besucher empfangen – und insbesondere für solche mit mehreren Standorten – können sich diese kleinen Verbesserungen schnell summieren.