Desde el prerregistro y el check-in hasta las notificaciones al anfitrión, la impresión de acreditaciones y el check-out: una guía completa sobre la gestión de visitas digital para empresas.
Cada visitante se lleva una primera impresión de tu lugar de trabajo, y tu lugar de trabajo causa una primera impresión en cada visitante.
Sin embargo, muchas empresas todavía utilizan hojas de registro en papel, hojas de cálculo o personal de recepción para registrar manualmente a los visitantes. Estos métodos pueden funcionar cuando el número de visitas es bajo, pero se vuelven ineficientes cuando las organizaciones crecen, operan en múltiples ubicaciones o necesitan un mayor control sobre la seguridad y el cumplimiento normativo.
Un sistema de gestión de visitas digital centraliza toda la experiencia del visitante en un solo lugar: desde el prerregistro y el check-in hasta las notificaciones al anfitrión, la impresión de acreditaciones y el check-out.
En esta guía, te explicaremos cómo funciona la gestión de visitas digital, por qué las empresas están abandonando el registro en papel y qué debes tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de visitas.
¿Qué es la gestión de visitas digital?
La gestión de visitas digital es el proceso de registrar, seguir y gestionar a los visitantes utilizando un sistema de registro digital en lugar del tradicional libro de visitas en papel.
Cuando los visitantes llegan, pueden hacer el check-in en una tablet o un quiosco en la recepción. La organización decide qué información se debe recopilar y qué pasos debe seguir un visitante antes de acceder a las instalaciones.
Por ejemplo, se le puede pedir a un visitante que:
- Introduzca su nombre y empresa
- Seleccione al empleado que va a visitar
- Lea las instrucciones de seguridad
- Acepte un acuerdo de confidencialidad (NDA) o la política de visitantes
- Imprima su acreditación de visitante
- Haga el check-out al salir
El anfitrión del visitante puede recibir una notificación automática cuando llega su invitado, mientras que los empleados autorizados pueden ver qué visitantes se encuentran en las instalaciones en ese momento.
Esto convierte el registro de visitas de una tarea aislada de recepción en un proceso digital estructurado.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de visitas digital?
La experiencia de un visitante moderno a menudo comienza incluso antes de que llegue a tu edificio.
Antes de la llegada
Un empleado puede prerregistrar a un visitante esperado. Esto reduce la cantidad de información que el visitante debe proporcionar en recepción y permite a la organización prepararse para su llegada.
En la recepción
El visitante hace el check-in utilizando un iPad u otro quiosco de registro.
Dependiendo de la organización, el flujo de check-in puede incluir datos de identificación, preguntas personalizadas, información de seguridad, avisos de privacidad o acuerdos.
Después del check-in
Una vez completado el registro, se pueden activar varias acciones automáticamente.
El anfitrión puede recibir una notificación de que su visitante ha llegado y, si es necesario, se puede imprimir una acreditación de visitante.
La recepción no necesita llamar a los empleados manualmente ni introducir la misma información una y otra vez.
Durante la visita
La organización tiene una visión general en tiempo real de los visitantes registrados y puede ver quién ha hecho el check-in.
A la salida
Los visitantes vuelven a hacer el check-out, creando un registro preciso de la duración de su visita y manteniendo actualizada la lista de visitantes presentes.
Los pasos individuales son sencillos. El valor reside en conectarlos todos en un único proceso coherente.
¿Por qué reemplazar el libro de visitas en papel?
Los libros de visitas en papel tienen una gran ventaja: son sencillos.
Pero esa sencillez tiene sus limitaciones.
Imagina que 30 visitantes han entrado en tu edificio a lo largo del día. Algunos ya se han ido, otros siguen en reuniones y varios olvidaron anotar su hora de salida.
Si hay una evacuación a las 3:00 PM, ¿quién está exactamente dentro del edificio?
Alguien tendría que interpretar un libro de visitas manuscrito y determinar qué registros siguen siendo válidos.
El registro de visitas digital hace que esa información sea accesible de inmediato.
También existen otras limitaciones. La información manuscrita puede ser ilegible, los datos de visitantes anteriores pueden quedar a la vista de la siguiente persona que firma, los registros históricos son difíciles de consultar y el personal de recepción debe realizar muchas tareas manualmente.
Para las organizaciones que reciben un número significativo de visitantes, estas pequeñas ineficiencias se acumulan.
Principales beneficios de la gestión de visitas digital
1. Saber quién está en tu edificio
En su nivel más básico, la gestión de visitas responde a una pregunta sencilla: ¿quién se encuentra actualmente en las instalaciones?
Un sistema digital ofrece a los empleados autorizados una visión general y actualizada de los visitantes que han hecho el check-in.
Esto es útil para las operaciones diarias y especialmente importante cuando una organización necesita saber el paradero de las personas durante una emergencia.
Para entornos industriales, oficinas corporativas y organizaciones que trabajan con contratistas, esta visibilidad puede convertirse en una parte importante de los procedimientos de seguridad laboral.
2. Dar una mejor primera impresión a los visitantes
La experiencia del visitante comienza antes de la reunión.
Entrar en una oficina y encontrar una recepción desatendida, un cuaderno de papel y ninguna indicación sobre qué hacer a continuación crea incertidumbre.
Un proceso de check-in digital y claro indica inmediatamente a los visitantes qué se espera de ellos.
El registro puede realizarse en segundos, el empleado con el que se reúnen recibe una notificación automática y se puede imprimir una acreditación de visitante si es necesario.
El proceso se percibe como organizado y profesional.
Y lo que es más importante, una recepción digital no tiene por qué ser impersonal. Automatizar las tareas administrativas repetitivas puede, de hecho, dar más tiempo al personal de recepción para centrarse en la hospitalidad.
3. Reducir el trabajo administrativo
Piensa en lo que ocurre durante la llegada de un visitante de la forma tradicional.
Recepción pide los datos del visitante. Alguien identifica al anfitrión correcto. Se llama o se envía un mensaje al anfitrión. Puede que haya que preparar una acreditación. Es posible que haya que presentar documentos. Se deben registrar las horas de llegada y salida.
Hacer esto una vez no es un problema. Hacerlo miles de veces al año sí lo es.
Un sistema de gestión de visitas automatiza muchos de estos pasos repetitivos, reduciendo la carga administrativa para los equipos de recepción y de gestión de instalaciones.
4. Tener un mayor control sobre los datos de los visitantes
La información de los visitantes son datos personales.
Por lo tanto, las organizaciones deben tener en cuenta qué información recopilan, por qué la recopilan, quién tiene acceso a ella y durante cuánto tiempo debe conservarse.
Esto es especialmente relevante para las organizaciones que operan bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Con un libro de visitas tradicional en papel, controlar el acceso y la retención de datos puede ser complicado. Un sistema digital permite a las organizaciones gestionar la información de los visitantes de forma más sistemática.
Por ejemplo, las organizaciones pueden definir qué información necesitan recopilar realmente y establecer períodos de retención para los registros de visitantes.
Es importante hacer una distinción: usar un software de gestión de visitas no convierte automáticamente a una organización en cumplidora del RGPD.
La tecnología es una herramienta. El cumplimiento también depende de cómo la organización la configure y la utilice.
Trataremos este tema por separado en nuestra guía sobre el RGPD y la gestión de visitas.
5. Estandarizar el registro de visitas en múltiples ubicaciones
La gestión de visitas se complica cuando una empresa opera en diez, veinte o incluso cien ubicaciones.
Sin un sistema central, las diferentes sedes pueden desarrollar gradualmente procesos completamente distintos.
Una oficina usa un libro de visitas en papel. Otra usa Excel. Otra pide a los visitantes que envíen un email a recepción. Una planta de producción tiene su propio procedimiento para contratistas.
Una plataforma central de gestión de visitas permite establecer un enfoque coherente en todas las ubicaciones, sin dejar de adaptarse a los requisitos locales.
Esto es especialmente útil para organizaciones internacionales en las que los equipos de TI, gestión de instalaciones, seguridad o cumplimiento normativo desean una mayor supervisión central.
6. Gestionar más que solo visitantes
No todas las personas que entran en un lugar de trabajo son visitantes de negocios tradicionales.
Muchas organizaciones también reciben a contratistas, proveedores, repartidores, trabajadores temporales, técnicos de servicio y candidatos a entrevistas.
Estos grupos pueden requerir procesos de registro diferentes.
Un contratista que entra en una planta de producción, por ejemplo, podría necesitar recibir información de seguridad que no es relevante para alguien que visita una sala de reuniones corporativa.
Un sistema de gestión de visitas flexible puede crear diferentes flujos de registro según quién entre en el edificio.
Esto hace que la gestión de visitas sea considerablemente más útil que la simple digitalización de un libro de recepción.
¿Qué características debe tener un sistema de gestión de visitas?
No existe una lista única de características que funcione para todas las organizaciones.
Una pequeña oficina y una empresa de fabricación internacional tienen requisitos muy diferentes.
Sin embargo, hay varias funcionalidades que vale la pena considerar al comparar software de gestión de visitas:
- Check-in y check-out de visitantes: la base del sistema debe ser un proceso de registro rápido e intuitivo.
- Prerregistro: los empleados deben poder registrar a los visitantes esperados antes de su llegada.
- Notificaciones al anfitrión: el empleado correspondiente debe saber automáticamente cuándo ha hecho el check-in su invitado.
- Impresión de acreditaciones de visitante: las organizaciones que usan acreditaciones de identificación deben poder imprimirlas automáticamente durante el registro.
- Flujos de registro personalizados: diferentes ubicaciones o tipos de visitantes pueden requerir información distinta.
- Documentos y acuerdos: los visitantes pueden necesitar ver o aceptar NDAs, avisos de privacidad, instrucciones de seguridad u otras políticas.
- Visión general de visitantes en tiempo real: los empleados autorizados deben poder identificar quién ha hecho el check-in.
- Gestión de múltiples ubicaciones: las organizaciones más grandes deben considerar la facilidad con la que la plataforma se puede implementar en varias sedes.
- Gestión y retención de datos: el sistema debe proporcionar los controles adecuados para gestionar la información de los visitantes.
Pero no evalúes el software de gestión de visitas basándote únicamente en el número de características.
Un sistema con 100 características que los visitantes no entienden no es necesariamente mejor que uno con 20 que gestiona tu flujo de trabajo a la perfección.
El proceso de check-in debe seguir siendo sencillo.
¿Quién necesita una gestión de visitas digital?
No todas las organizaciones necesitan un software sofisticado de gestión de visitas.
Una empresa de cinco personas que recibe un visitante al mes puede estar perfectamente cómoda con un proceso simple.
El argumento de negocio se fortalece a medida que aumenta el volumen de visitas, los requisitos de seguridad o la complejidad organizativa.
La gestión de visitas digital es especialmente relevante para:
- Oficinas corporativas
- Plantas de producción
- Centros logísticos
- Almacenes
- Edificios multi-inquilino
- Centros de investigación
- Organizaciones sanitarias
- Empresas internacionales con múltiples sedes
El factor común no es el sector. Es la necesidad de saber quién entra en tu lugar de trabajo y qué debe suceder cuando llega.
¿Y las recepciones sin personal?
Esta es otra área en la que el registro de visitas digital puede ser especialmente útil.
No todas las organizaciones tienen —o necesitan— un recepcionista permanentemente en el mostrador de entrada.
Un quiosco de check-in digital permite a los visitantes registrarse de forma autónoma, notificando igualmente al empleado que van a visitar.
Esto significa que una organización puede mantener un proceso de recepción estructurado incluso cuando no hay nadie físicamente en la recepción.
Y en las ubicaciones que sí tienen personal de recepción, el sistema puede complementarlos en lugar de reemplazarlos.
El enfoque de Lobbipad para la gestión de visitas
En Lobbipad, nos hemos centrado deliberadamente en hacer que el registro de visitantes sea sencillo.
Los visitantes hacen el check-in usando un iPad en la recepción, mientras que las organizaciones gestionan sus procesos de visita a través de una plataforma central.
Dependiendo de la configuración, las empresas pueden usar Lobbipad para el prerregistro de visitantes, notificaciones automáticas al anfitrión, impresión de acreditaciones, check-in con QR, acuerdos de visita y campos de registro personalizados.
Las organizaciones que operan en varias sedes también pueden gestionar sus ubicaciones dentro del mismo entorno de gestión de visitas.
Pero el principio detrás del producto es más importante que las características individuales: la gestión de visitas debe facilitar la entrada a un lugar de trabajo, no crear otro proceso complicado.
Un visitante no debería necesitar formación para hacer el check-in. El personal de recepción no debería tener que realizar tareas administrativas repetitivas. Y los responsables de un espacio de trabajo deberían poder saber quién está de visita en todo momento.
Eso es lo que debe resolver la gestión de visitas digital.
¿Es hora de digitalizar tu registro de visitas?
Reemplazar un libro de visitas en papel no consiste en poner un iPad en la recepción simplemente porque parece más moderno.
El valor real está en lo que sucede detrás de la pantalla.
Ganas un proceso de visitas estructurado, una mejor visibilidad de quién está en tus instalaciones, menos tareas administrativas repetitivas y un mayor control sobre la información de los visitantes.
Al mismo tiempo, los visitantes disfrutan de una experiencia de llegada más rápida y coherente.
Para las organizaciones que reciben visitantes todos los días —y especialmente las que operan en múltiples ubicaciones— esas pequeñas mejoras pueden sumar mucho rápidamente.
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