Registro de empleados con código QR: guía práctica

El control de asistencia de los empleados no siempre requiere un software de RR. HH. complejo, relojes de fichaje físicos ni hardware adicional de control de accesos. Para muchas organizaciones, un sistema sencillo de registro de empleados es suficiente para mantener una visión fiable de quién está presente y de cuándo llegan o se marchan los empleados.

Con la asistencia mediante código QR, cada empleado recibe un código QR personal que puede guardar en Apple Wallet o Google Wallet. Al llegar al lugar de trabajo o al salir, el empleado muestra el código a un iPad compartido. El iPad escanea el código y registra la entrada o la salida.

Las organizaciones que ya utilizan un iPad para registrar a los visitantes pueden usar el mismo dispositivo para el registro de empleados. Así se crea un punto de registro central para empleados y visitantes, sin necesidad de otro terminal en la recepción o en la entrada.

En esta guía explicamos cómo funciona el registro de empleados con código QR, cuándo resulta útil y qué deben tener en cuenta las empresas antes de implantarlo.

¿Qué es un sistema de registro de empleados?

Un sistema de registro de empleados anota cuándo llegan los empleados al lugar de trabajo y cuándo se marchan. Sustituye métodos informales como las hojas de asistencia en papel, las hojas de cálculo o los mensajes enviados a un responsable.

Según el sistema, la información registrada puede incluir:

• el nombre del empleado;

• la fecha de asistencia;

• las horas de entrada y salida;

• el total de horas registradas;

• el lugar de trabajo o la sede;

• si el empleado está presente en ese momento.

El objetivo principal es disponer de una visión de la asistencia precisa y accesible. Esto ayuda a los responsables a conocer la ocupación del lugar de trabajo, revisar las horas registradas y saber quién está en las instalaciones.

¿Cómo funciona el registro de empleados con código QR?

Un sistema de registro basado en códigos QR asigna a cada empleado un código QR personal. Normalmente, este código puede guardarse de forma digital en Apple Wallet o Google Wallet, de modo que los empleados pueden acceder a él rápidamente desde su smartphone.

El proceso funciona así:

1. El empleado abre su código QR personal en Apple Wallet o Google Wallet.

2. El empleado muestra el código QR al iPad compartido del lugar de trabajo.

3. El iPad escanea el código e identifica al empleado.

4. El sistema registra la hora de entrada o de salida.

5. La visión de la asistencia se actualiza para los administradores autorizados.

Los empleados no tienen que introducir sus datos manualmente cada vez que llegan o se marchan. Basta con mostrar su código QR al iPad, lo que hace que el proceso sea rápido y uniforme.

Un solo iPad para visitantes y empleados

Muchas organizaciones ya utilizan un iPad en la recepción o cerca de la entrada para registrar a los visitantes. Un terminal de fichaje independiente para los empleados supondría más hardware, mantenimiento y administración.

Con Lobbipad, el mismo iPad puede encargarse de ambos procesos. Los visitantes siguen el flujo de registro configurado para ellos, mientras que los empleados fichan la entrada o la salida mostrando su código QR personal.

De este modo es posible gestionar dos grupos distintos con un único dispositivo conocido:

• visitantes que necesitan registrarse, seleccionar a su anfitrión o aceptar las instrucciones del lugar de trabajo;

• empleados que necesitan una forma rápida de registrar su llegada y su salida.

Los procesos se mantienen separados, mientras que los administradores autorizados reciben la información pertinente en el mismo entorno.

Registro de empleados frente a control horario

El registro de empleados y el control horario están relacionados, pero no siempre son lo mismo.

Un sistema de registro de empleados se centra sobre todo en la presencia: quién ha llegado, quién se ha marchado y quién está actualmente en las instalaciones. También puede calcular las horas diarias, semanales o mensuales a partir de esos registros.

Una plataforma completa de control horario o de gestión de personal puede incluir funciones adicionales, como:

• planificación de turnos;

• cálculo de nóminas;

• reglas de horas extra;

• gestión de ausencias;

• solicitudes de vacaciones;

• asignación de tiempo por proyecto;

• procesamiento automático de salarios.

No todas las organizaciones necesitan este nivel de complejidad. Las empresas que buscan principalmente una visión clara de la asistencia pueden beneficiarse de una solución de registro más sencilla.

Las empresas con requisitos complejos de nóminas, planificación o normativa deben comprobar si necesitan un sistema específico de gestión de personal o una integración adicional.

¿Por qué usar códigos QR para la asistencia de los empleados?

Entrada y salida rápidas

Los empleados solo tienen que abrir su código QR personal y mostrarlo al iPad. No necesitan buscar su nombre, introducir una contraseña ni rellenar un formulario cada vez.

Acceso sencillo desde una cartera digital

Un código QR guardado en Apple Wallet o Google Wallet está siempre a mano en el smartphone del empleado. Así se evita depender de listas impresas o de que los empleados recuerden otro inicio de sesión.

Sin terminal independiente para empleados

Las organizaciones que ya utilizan un iPad de Lobbipad para registrar a los visitantes también pueden usarlo para el registro de empleados. Esto reduce la necesidad de comprar e instalar hardware adicional.

Visión de la presencia en tiempo real

Una visión digital permite a los usuarios autorizados ver qué empleados figuran actualmente como presentes. Esto puede facilitar el funcionamiento diario del lugar de trabajo y también ayudar durante una evacuación, siempre que los empleados utilicen el proceso de forma sistemática.

Menos registros manuales

Las listas en papel y las hojas de cálculo requieren introducir datos manualmente y se quedan desactualizadas enseguida. El registro digital centraliza la información de asistencia y reduce el trabajo administrativo.

Adecuado para varias sedes

Las organizaciones pueden configurar el registro de empleados en distintos lugares de trabajo y mantener la información de asistencia organizada por sede.

¿Qué limitaciones tiene la asistencia con código QR?

La asistencia con código QR es deliberadamente sencilla, pero las empresas deben conocer sus limitaciones.

Un código QR debe ser personal y tratarse como tal. Los empleados no deben compartir su código con compañeros. Las organizaciones también deben establecer normas internas claras sobre cuándo deben fichar la entrada y la salida.

La precisión de la visión general depende de que los empleados realicen ambas acciones de forma sistemática. Olvidar fichar la salida puede dar lugar a totales incorrectos y obligar a un administrador a corregir el registro.

La asistencia con código QR no debe considerarse automáticamente una solución completa de nóminas o de cumplimiento legal. Los requisitos varían según el país, el sector, el tipo de relación laboral y el trabajo realizado. Las empresas deben obtener el asesoramiento jurídico o laboral adecuado cuando se exija un registro formal de la jornada.

Privacidad y datos de asistencia de los empleados

Los registros de asistencia contienen datos personales, porque muestran cuándo un empleado identificable estuvo presente en un lugar determinado.

Antes de implantar un sistema, las organizaciones deben determinar:

• por qué se necesitan los datos de asistencia;

• qué información es necesaria;

• quién puede acceder a ella;

• durante cuánto tiempo se conservarán los registros;

• cómo se informará a los empleados;

• qué medidas de seguridad protegerán los datos.

Solo debe recopilarse la información relevante para la finalidad indicada. El acceso debe limitarse a los usuarios autorizados y deben definirse plazos de conservación en lugar de guardar los registros de asistencia indefinidamente.

Los empleados deben recibir información clara sobre cómo funciona el sistema y por qué se tratan sus datos. El registro de asistencia no debe convertirse discretamente en una supervisión excesiva de los empleados.

Cómo implantar el registro de empleados

1. Definir la finalidad

   Empiece por decidir qué necesita realmente la organización. ¿El objetivo es saber quién está presente, revisar las horas registradas o apoyar la planificación operativa? Una finalidad clara evita complejidades innecesarias.

2. Determinar quién necesita un código QR

   Cree un código QR personal para cada empleado que vaya a utilizar el sistema de registro. Asegúrese de que los empleados entienden que su código es personal.

3. Facilitar el acceso al código

   Permita que los empleados guarden su código QR en Apple Wallet o Google Wallet para que puedan encontrarlo rápidamente al llegar o al salir.

4. Colocar el iPad en el lugar adecuado

   Sitúe el iPad compartido donde los empleados entran y salen de forma natural. El dispositivo debe ser fácilmente accesible sin provocar aglomeraciones.

5. Establecer instrucciones claras

   Explique cuándo deben mostrar los empleados su código QR, qué hacer si olvidan fichar la salida y a quién pueden dirigirse cuando un registro es incorrecto.

6. Probar el proceso

   Realice una prueba con un grupo reducido o en una sola sede. Compruebe si el escaneo es rápido, si las instrucciones son claras y si la visión de la asistencia responde a las necesidades de la organización.

7. Revisar los datos periódicamente

   Compruebe que los registros están completos y que los derechos de acceso y los plazos de conservación siguen siendo adecuados. Las opiniones de los empleados también pueden revelar mejoras prácticas.

¿Cuándo es un sistema de registro sencillo la opción adecuada?

Un sistema ligero de registro de empleados puede encajar bien en oficinas, almacenes, talleres y organizaciones con varias sedes.

Resulta especialmente útil cuando una empresa:

• quiere sustituir las hojas de asistencia en papel;

• necesita una visión actualizada de la presencia de los empleados;

• quiere registrar las entradas y salidas;

• ya utiliza un iPad para registrar a los visitantes;

• no necesita una planificación de turnos compleja ni la automatización de nóminas;

• quiere evitar la compra de un reloj de fichaje independiente.

Las organizaciones con requisitos avanzados de planificación de personal, nóminas o cumplimiento normativo pueden necesitar software o integraciones adicionales.

Registro de empleados con Lobbipad

Lobbipad ofrece una forma sencilla de registrar las entradas y salidas de los empleados mediante códigos QR personales y un iPad compartido.

Los empleados pueden guardar su código QR personal en Apple Wallet o Google Wallet. En el lugar de trabajo, muestran el código al iPad de Lobbipad para fichar la entrada o la salida.

Los usuarios autorizados obtienen una visión de la presencia de los empleados y de las horas registradas. La información diaria, semanal y mensual puede consultarse de forma centralizada sin introducir una plataforma de RR. HH. compleja.

Las organizaciones que ya utilizan Visitor Management de Lobbipad pueden usar el mismo iPad para empleados y visitantes. La solución Employee Check-ins está disponible a un precio fijo por sede con empleados ilimitados y también puede utilizarse como módulo independiente.

Una forma más sencilla de conocer la asistencia en el lugar de trabajo

El mejor sistema de asistencia no es necesariamente el que tiene más funciones. Es el que los empleados utilizan de forma constante y los administradores pueden gestionar sin trabajo innecesario.

Los códigos QR personales guardados en Apple Wallet o Google Wallet ofrecen a los empleados un método de registro cómodo. Al escanear esos códigos con un iPad compartido, las organizaciones pueden crear un proceso de asistencia práctico sin añadir otro terminal específico.

Para las empresas que ya utilizan un iPad para la gestión de visitantes, combinar el registro de visitantes y el registro de empleados en el mismo dispositivo hace que la instalación existente sea aún más útil.