Werknemersregistratie met QR-code: een praktische gids

Aanwezigheidsregistratie voor medewerkers vereist niet altijd complexe HR-software, fysieke prikklokken of extra toegangsapparatuur. Voor veel organisaties volstaat een eenvoudig systeem om te weten wie aanwezig is en wanneer medewerkers aankomen of vertrekken.

Bij aanwezigheidsregistratie met QR-codes krijgt iedere medewerker een persoonlijke QR-code die in Apple Wallet of Google Wallet kan worden bewaard. Bij aankomst of vertrek toont de medewerker deze code aan een gedeelde iPad. De iPad scant de code en registreert het tijdstip van in- of uitchecken.

Organisaties die al een iPad voor bezoekersregistratie gebruiken, kunnen hetzelfde toestel voor medewerkers inzetten. Zo ontstaat één centraal registratiepunt voor bezoekers en medewerkers, zonder een extra terminal aan de receptie of ingang.

In deze gids leggen we uit hoe medewerkersregistratie met QR-codes werkt, wanneer ze nuttig is en waarmee bedrijven rekening moeten houden bij de invoering ervan.

Wat is een systeem voor medewerkersregistratie?

Een systeem voor medewerkersregistratie registreert wanneer medewerkers op de werkplek aankomen en vertrekken. Het vervangt informele methodes zoals papieren aanwezigheidslijsten, spreadsheets of berichten aan een verantwoordelijke.

Afhankelijk van het systeem kunnen de geregistreerde gegevens bestaan uit:

• de naam van de medewerker;

• de datum van aanwezigheid;

• het tijdstip van aankomst en vertrek;

• het totale aantal geregistreerde uren;

• de werkplek of locatie;

• de huidige aanwezigheidsstatus.

Het belangrijkste doel is een betrouwbaar en toegankelijk aanwezigheidsoverzicht. Zo kunnen verantwoordelijken de bezetting van de werkplek opvolgen, geregistreerde uren bekijken en zien wie aanwezig is.

Hoe werkt in- en uitchecken met een QR-code?

Een QR-gebaseerd registratiesysteem geeft iedere medewerker een persoonlijke QR-code. Deze kan digitaal worden opgeslagen in Apple Wallet of Google Wallet, zodat medewerkers de code snel op hun smartphone kunnen openen.

Het proces verloopt als volgt:

1. De medewerker opent de persoonlijke QR-code in Apple Wallet of Google Wallet.

2. De medewerker toont de QR-code aan de gedeelde iPad op de werkplek.

3. De iPad scant en identificeert de medewerker.

4. Het systeem registreert het tijdstip van aankomst of vertrek.

5. Het aanwezigheidsoverzicht wordt bijgewerkt voor bevoegde beheerders.

Medewerkers hoeven niet bij iedere aankomst of vertrek opnieuw hun gegevens in te voeren. Ze tonen eenvoudig hun QR-code aan de iPad, waardoor het proces snel en consistent verloopt.

Eén iPad voor bezoekers en medewerkers

Veel organisaties gebruiken al een iPad aan de receptie of ingang om bezoekers te registreren. Een aparte terminal voor medewerkers zou extra hardware, onderhoud en administratie met zich meebrengen.

Met Lobbipad kan dezelfde iPad beide processen ondersteunen. Bezoekers volgen het ingestelde registratieproces, terwijl medewerkers in- of uitchecken door hun persoonlijke QR-code te tonen.

Zo kunnen twee verschillende groepen via één vertrouwd toestel worden beheerd:

• bezoekers die zich moeten registreren, een contactpersoon selecteren of veiligheidsinstructies aanvaarden;

• medewerkers die hun aankomst en vertrek snel willen registreren.

De processen blijven van elkaar gescheiden, terwijl bevoegde beheerders de relevante informatie in dezelfde omgeving kunnen raadplegen.

Medewerkersregistratie versus tijdregistratie

Medewerkersregistratie en tijdregistratie zijn aan elkaar verwant, maar betekenen niet altijd hetzelfde.

Een systeem voor medewerkersregistratie focust in de eerste plaats op aanwezigheid: wie is aangekomen, wie is vertrokken en wie bevindt zich momenteel op de locatie? Het systeem kan op basis van deze registraties ook de uren per dag, week of maand berekenen.

Een uitgebreid platform voor tijdregistratie of personeelsbeheer kan daarnaast functies bevatten zoals:

• personeelsplanning;

• loonberekeningen;

• overurenregels;

• afwezigheidsbeheer;

• verlofaanvragen;

• tijdregistratie per project;

• automatische loonverwerking.

Niet elke organisatie heeft deze complexiteit nodig. Bedrijven die vooral een helder aanwezigheidsoverzicht willen, kunnen meer baat hebben bij een eenvoudige oplossing voor in- en uitchecken.

Organisaties met complexe vereisten voor loonverwerking, planning of wettelijke registratie moeten nagaan of gespecialiseerde software of een bijkomende integratie nodig is.

Waarom QR-codes gebruiken voor aanwezigheidsregistratie?

Snel in- en uitchecken

Medewerkers hoeven alleen hun persoonlijke QR-code te openen en aan de iPad te tonen. Ze moeten niet telkens hun naam zoeken, een wachtwoord invoeren of een formulier invullen.

Snel beschikbaar via een digitale wallet

Een QR-code in Apple Wallet of Google Wallet is gemakkelijk bereikbaar op de smartphone van de medewerker. Zo hoeft de organisatie niet te werken met papieren lijsten en moeten medewerkers geen extra inloggegevens onthouden.

Geen aparte terminal nodig

Organisaties die al een Lobbipad-iPad voor bezoekersregistratie gebruiken, kunnen deze ook voor medewerkers inzetten. Daardoor hoeven ze geen bijkomende prikklok aan te kopen en te installeren.

Actueel aanwezigheidsoverzicht

Een digitaal overzicht laat bevoegde gebruikers zien welke medewerkers momenteel als aanwezig geregistreerd staan. Dit ondersteunt de dagelijkse werking en kan ook nuttig zijn bij een evacuatie, op voorwaarde dat medewerkers consequent in- en uitchecken.

Minder handmatige administratie

Papieren lijsten en spreadsheets vragen handmatige verwerking en raken snel verouderd. Digitale registratie centraliseert de informatie en vermindert administratief werk.

Geschikt voor meerdere locaties

Organisaties kunnen medewerkersregistratie op verschillende vestigingen gebruiken en de aanwezigheidsinformatie per locatie georganiseerd houden.

Wat zijn de beperkingen van registratie met QR-codes?

Aanwezigheidsregistratie met QR-codes is bewust eenvoudig, maar organisaties moeten ook de beperkingen begrijpen.

Een persoonlijke QR-code moet zorgvuldig worden gebruikt. Medewerkers mogen hun code niet met collega’s delen. De organisatie moet bovendien duidelijke interne afspraken maken over wanneer medewerkers moeten in- en uitchecken.

De betrouwbaarheid van het overzicht hangt ervan af dat medewerkers beide handelingen consequent uitvoeren. Een vergeten uitcheck kan tot onjuiste totalen leiden en moet mogelijk door een beheerder worden gecorrigeerd.

Een QR-systeem mag ook niet automatisch worden beschouwd als een volledige oplossing voor loonverwerking of wettelijke naleving. De vereisten verschillen per land, sector, arbeidsregeling en soort werkzaamheden. Wanneer formele arbeidstijdregistratie verplicht is, moet een onderneming passend juridisch of sociaalrechtelijk advies inwinnen.

Privacy en aanwezigheidsgegevens van medewerkers

Aanwezigheidsgegevens zijn persoonsgegevens, omdat ze aantonen wanneer een identificeerbare medewerker op een bepaalde locatie aanwezig was.

Voor de invoering van een systeem moet een organisatie bepalen:

• waarom de aanwezigheidsgegevens nodig zijn;

• welke informatie noodzakelijk is;

• wie toegang tot de gegevens krijgt;

• hoelang de gegevens worden bewaard;

• hoe medewerkers worden geïnformeerd;

• welke beveiligingsmaatregelen de gegevens beschermen.

Verzamel alleen informatie die relevant is voor het vastgestelde doel. Beperk de toegang tot bevoegde gebruikers en stel bewaartermijnen vast in plaats van aanwezigheidsgegevens onbeperkt te bewaren.

Medewerkers moeten duidelijke informatie krijgen over de werking van het systeem en het doel waarvoor hun gegevens worden verwerkt. Aanwezigheidsregistratie mag niet ongemerkt uitgroeien tot buitensporige controle van medewerkers.

Hoe voer je medewerkersregistratie in?

1. Bepaal het doel

   Bepaal eerst wat de organisatie precies nodig heeft. Wil je weten wie aanwezig is, geregistreerde uren bekijken of de operationele planning ondersteunen? Een duidelijk doel voorkomt onnodige complexiteit.

2. Bepaal wie een QR-code nodig heeft

   Maak een persoonlijke QR-code aan voor iedere medewerker die het registratiesysteem zal gebruiken. Leg duidelijk uit dat deze code persoonlijk is.

3. Maak de code gemakkelijk toegankelijk

   Laat medewerkers hun QR-code bewaren in Apple Wallet of Google Wallet, zodat ze deze snel kunnen openen bij aankomst en vertrek.

4. Plaats de iPad op een geschikte locatie

   Plaats de gedeelde iPad op een plek waar medewerkers vanzelf langskomen wanneer ze aankomen of vertrekken. Het toestel moet gemakkelijk bereikbaar zijn zonder opstoppingen te veroorzaken.

5. Maak duidelijke afspraken

   Leg uit wanneer medewerkers hun QR-code moeten tonen, wat ze moeten doen bij een vergeten uitcheck en bij wie ze terechtkunnen wanneer een registratie niet klopt.

6. Test het proces

   Begin met een kleine testgroep of één locatie. Controleer of het scannen vlot verloopt, de instructies duidelijk zijn en het aanwezigheidsoverzicht aan de behoeften voldoet.

7. Controleer de gegevens regelmatig

   Controleer of de registraties volledig zijn en of toegangsrechten en bewaartermijnen nog steeds passend zijn. Feedback van medewerkers kan praktische verbeterpunten opleveren.

Wanneer is een eenvoudig registratiesysteem geschikt?

Een eenvoudig systeem voor medewerkersregistratie kan geschikt zijn voor kantoren, magazijnen, werkplaatsen en organisaties met meerdere locaties.

Het is vooral nuttig wanneer een bedrijf:

• papieren aanwezigheidslijsten wil vervangen;

• een actueel overzicht van aanwezige medewerkers nodig heeft;

• aankomst- en vertrektijden wil registreren;

• al een iPad voor bezoekersregistratie gebruikt;

• geen complexe personeelsplanning of loonautomatisering nodig heeft;

• geen aparte prikklok wil aanschaffen.

Organisaties met uitgebreide vereisten voor personeelsplanning, loonverwerking of wettelijke naleving kunnen aanvullende software of integraties nodig hebben.

Medewerkers registreren met Lobbipad

Lobbipad biedt een eenvoudige manier om aankomst en vertrek van medewerkers te registreren met persoonlijke QR-codes en een gedeelde iPad.

Medewerkers kunnen hun persoonlijke QR-code bewaren in Apple Wallet of Google Wallet. Op de werkplek tonen ze de code aan de Lobbipad-iPad om in of uit te checken.

Bevoegde gebruikers krijgen een overzicht van aanwezige medewerkers en geregistreerde uren. Informatie per dag, week en maand kan centraal worden bekeken zonder een complex HR-platform in te voeren.

Organisaties die Lobbipad Visitor Management al gebruiken, kunnen dezelfde iPad voor medewerkers en bezoekers inzetten. Employee Check-ins is beschikbaar voor een vaste prijs per locatie, met een onbeperkt aantal medewerkers, en kan ook als aparte module worden gebruikt.

Een eenvoudigere kijk op aanwezigheid

Het beste registratiesysteem is niet noodzakelijk het systeem met de meeste functies. Het is het systeem dat medewerkers consequent gebruiken en dat beheerders zonder onnodig werk kunnen beheren.

Persoonlijke QR-codes in Apple Wallet of Google Wallet geven medewerkers een eenvoudige manier om in en uit te checken. Door deze codes met een gedeelde iPad te scannen, kunnen organisaties een praktisch registratieproces invoeren zonder een extra terminal te installeren.

Voor ondernemingen die al een iPad voor bezoekersregistratie gebruiken, maakt de combinatie van bezoekersregistratie en Employee Check-ins op hetzelfde toestel de bestaande opstelling nog waardevoller.