Du pré-enregistrement et du check-in aux notifications de l'hôte, à l'impression de badges et au check-out : découvrez le guide complet de la gestion digitale des visiteurs.
Chaque visiteur se fait une première impression de votre espace de travail, et votre espace de travail fait une première impression sur chaque visiteur.
Pourtant, de nombreuses entreprises utilisent encore des registres papier, des feuilles de calcul ou comptent sur le personnel d'accueil pour enregistrer manuellement les visiteurs. Ces méthodes peuvent fonctionner lorsque le nombre de visiteurs est faible, mais elles deviennent vite inefficaces lorsque les organisations se développent, opèrent sur plusieurs sites ou ont besoin d'un meilleur contrôle sur la sécurité et la conformité.
Un système de gestion digitale des visiteurs centralise l'ensemble du parcours visiteur : du pré-enregistrement et du check-in aux notifications de l'hôte, en passant par l'impression de badges et le check-out.
Dans ce guide, nous expliquerons comment fonctionne la gestion digitale des visiteurs, pourquoi les entreprises abandonnent l'enregistrement papier et les éléments à prendre en compte lors du choix d'un système de gestion des visiteurs.
Qu'est-ce que la gestion digitale des visiteurs ?
La gestion digitale des visiteurs est le processus d'enregistrement, de suivi et de gestion des visiteurs à l'aide d'un système d'enregistrement digital, en remplacement du traditionnel registre papier.
À leur arrivée, les visiteurs effectuent leur check-in sur une tablette ou une borne à l'accueil. L'entreprise définit les informations à collecter et les étapes que le visiteur doit suivre avant d'accéder aux locaux.
Par exemple, il peut être demandé à un visiteur de :
- Saisir son nom et son entreprise
- Sélectionner l'employé qu'il visite
- Lire les consignes de sécurité
- Accepter un accord de non-divulgation (NDA) ou une politique visiteurs
- Faire imprimer un badge visiteur
- Effectuer son check-out à son départ
L'hôte du visiteur est automatiquement notifié de l'arrivée de son invité, tandis que les employés autorisés peuvent voir en temps réel quels visiteurs sont présents sur le site.
L'enregistrement des visiteurs passe ainsi d'une tâche isolée réservée à l'accueil à un processus digital structuré.
Comment fonctionne un système de gestion digitale des visiteurs ?
Le parcours d'un visiteur moderne commence souvent avant même son arrivée dans vos locaux.
Avant l'arrivée
Un employé peut pré-enregistrer un visiteur attendu. Cela réduit la quantité d'informations que le visiteur doit fournir à l'accueil et permet à l'entreprise de préparer sa venue.
À l'accueil
Le visiteur effectue son check-in sur un iPad ou une autre borne d'enregistrement.
Selon l'organisation, le processus de check-in peut inclure la collecte de données d'identification, des questions personnalisées, des informations de sécurité, des avis de confidentialité ou des accords à signer.
Après le check-in
Une fois l'enregistrement terminé, plusieurs actions peuvent se déclencher automatiquement.
L'hôte reçoit une notification l'informant de l'arrivée de son visiteur et, si nécessaire, un badge visiteur peut être imprimé.
Le personnel d'accueil n'a plus besoin d'appeler manuellement les employés ou de saisir à plusieurs reprises les mêmes informations.
Pendant la visite
L'entreprise dispose d'un aperçu en temps réel des visiteurs enregistrés et peut voir qui est actuellement présent sur le site.
Au départ
Les visiteurs effectuent leur check-out à leur départ, ce qui crée un enregistrement précis de la durée de leur visite et maintient la liste des visiteurs à jour.
Les étapes individuelles sont simples. La valeur ajoutée réside dans leur interconnexion au sein d'un processus unique et cohérent.
Pourquoi remplacer le registre des visiteurs papier ?
Les registres de visiteurs papier ont un avantage majeur : leur simplicité.
Mais cette simplicité a ses limites.
Imaginez que 30 visiteurs soient entrés dans vos locaux au cours de la journée. Certains sont partis, d'autres sont encore en réunion et plusieurs ont oublié de noter leur heure de départ.
En cas d'évacuation à 15h00, qui est encore exactement à l'intérieur ?
Quelqu'un doit alors interpréter un registre manuscrit et déterminer quelles entrées sont encore d'actualité.
L'enregistrement digital des visiteurs rend cette information immédiatement accessible.
Il existe aussi d'autres inconvénients. Les informations manuscrites peuvent être illisibles, les données des visiteurs précédents peuvent être vues par la personne suivante, les archives sont difficiles à consulter et le personnel d'accueil doit effectuer de nombreuses tâches manuellement.
Pour les organisations qui accueillent un nombre important de visiteurs, ces petites inefficacités s'accumulent.
Les avantages clés de la gestion digitale des visiteurs
1. Savoir qui se trouve dans vos locaux
À son niveau le plus fondamental, la gestion des visiteurs répond à une question simple : qui est actuellement sur le site ?
Un système digital donne aux employés autorisés un aperçu à jour des visiteurs ayant effectué leur check-in.
Ceci est utile pour les opérations quotidiennes et s'avère particulièrement crucial lorsqu'une organisation doit savoir qui est présent lors d'une situation d'urgence.
Pour les environnements industriels, les sièges sociaux et les organisations travaillant avec des sous-traitants, cette visibilité peut devenir un élément important des procédures de sécurité au travail.
2. Offrir une meilleure première impression aux visiteurs
L'expérience visiteur commence avant même le début de la réunion.
Entrer dans un bureau et trouver un accueil sans surveillance, un carnet en papier et aucune indication sur la marche à suivre crée de l'incertitude.
Un processus de check-in digital et clair indique immédiatement aux visiteurs ce qu'ils doivent faire.
L'enregistrement peut se faire en quelques secondes, l'employé qu'ils rencontrent est automatiquement notifié et un badge visiteur peut être imprimé si nécessaire.
Le processus est perçu comme maîtrisé et professionnel.
Et point important, un accueil digital ne signifie pas un accueil impersonnel. L'automatisation des tâches administratives répétitives peut au contraire donner plus de temps au personnel d'accueil pour se concentrer sur l'hospitalité.
3. Réduire le travail administratif
Pensez à ce qui se passe lors de l'arrivée d'un visiteur avec un système traditionnel.
L'accueil demande les coordonnées du visiteur. Quelqu'un identifie le bon hôte. L'hôte est appelé ou contacté par message. Un badge doit parfois être préparé. Des documents peuvent devoir être présentés. Les heures d'arrivée et de départ doivent être enregistrées.
Le faire une fois n'est pas un problème. Le faire des milliers de fois par an en est un.
Un système de gestion des visiteurs automatise bon nombre de ces étapes répétitives, réduisant ainsi la charge administrative pour les équipes d'accueil et des services généraux.
4. Mieux contrôler les données des visiteurs
Les informations sur les visiteurs sont des données personnelles.
Les organisations doivent donc réfléchir aux informations qu'elles collectent, à la raison de cette collecte, à qui y a accès et à la durée de conservation de ces données.
Cela devient particulièrement pertinent pour les organisations soumises au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Avec un registre papier traditionnel, le contrôle de l'accès et de la conservation des données peut être fastidieux. Un système digital permet aux entreprises de gérer les informations des visiteurs de manière plus systématique.
Par exemple, les organisations peuvent définir les informations qu'elles ont réellement besoin de collecter et établir des durées de conservation pour les données des visiteurs.
Il est important de faire une distinction : l'utilisation d'un logiciel de gestion des visiteurs ne rend pas automatiquement une organisation conforme au RGPD.
La technologie n'est qu'un outil. La conformité dépend également de la manière dont l'organisation le configure et l'utilise.
Nous aborderons ce sujet plus en détail dans notre guide sur le RGPD et la gestion des visiteurs.
5. Standardiser l'enregistrement des visiteurs sur plusieurs sites
La gestion des visiteurs se complexifie lorsqu'une entreprise opère sur dix, vingt, voire cent sites différents.
Sans système central, les différents sites peuvent progressivement développer des processus complètement différents.
Un bureau utilise un registre papier. Un autre utilise Excel. Un troisième demande aux visiteurs d'envoyer un e-mail à l'accueil. Un site de production a sa propre procédure pour les sous-traitants.
Une plateforme centrale de gestion des visiteurs permet d'établir une approche cohérente sur tous les sites, tout en s'adaptant aux exigences locales.
Ceci est particulièrement utile pour les organisations internationales où les équipes IT, des services généraux, de la sécurité ou de la conformité souhaitent une meilleure supervision centrale.
6. Gérer plus que de simples visiteurs
Toutes les personnes qui entrent dans vos locaux ne sont pas des visiteurs professionnels traditionnels.
De nombreuses organisations reçoivent également des sous-traitants, des fournisseurs, des livreurs, des travailleurs temporaires, des techniciens de maintenance et des candidats à un entretien.
Ces différents groupes peuvent nécessiter des processus d'enregistrement distincts.
Un sous-traitant entrant sur un site de production, par exemple, devra peut-être recevoir des informations de sécurité qui ne sont pas pertinentes pour une personne se rendant dans une salle de réunion.
Un système de gestion des visiteurs flexible peut créer différents flux d'enregistrement en fonction du type de personne qui entre dans le bâtiment.
Cela rend la gestion des visiteurs considérablement plus utile que la simple numérisation d'un registre d'accueil.
Quelles fonctionnalités un système de gestion des visiteurs doit-il avoir ?
Il n'existe pas de liste de fonctionnalités unique qui convienne à toutes les organisations.
Un petit bureau et une entreprise manufacturière internationale ont des besoins très différents.
Cependant, plusieurs fonctionnalités méritent d'être prises en compte lors de la comparaison des logiciels de gestion des visiteurs :
- Check-in et check-out des visiteurs — la base du système doit être un processus d'enregistrement rapide et intuitif.
- Pré-enregistrement — les employés doivent pouvoir enregistrer les visiteurs attendus avant leur arrivée.
- Notifications de l'hôte — l'employé concerné doit être automatiquement prévenu lorsque son invité a effectué son check-in.
- Impression de badges visiteur — les organisations qui utilisent des badges d'identification doivent pouvoir les imprimer automatiquement lors de l'enregistrement.
- Flux d'enregistrement personnalisés — différents sites ou types de visiteurs peuvent nécessiter des informations différentes.
- Documents et accords — les visiteurs peuvent avoir besoin de consulter ou d'accepter des accords de non-divulgation (NDA), des avis de confidentialité, des consignes de sécurité ou d'autres politiques.
- Aperçu des visiteurs en temps réel — les employés autorisés doivent pouvoir identifier qui est actuellement présent sur le site.
- Gestion multi-sites — les grandes organisations doivent évaluer la facilité avec laquelle la plateforme peut être déployée sur plusieurs sites.
- Gestion et conservation des données — le système doit fournir des contrôles appropriés pour la gestion des informations des visiteurs.
Mais n'évaluez pas un logiciel de gestion des visiteurs uniquement en comptant ses fonctionnalités.
Un système doté de 100 fonctionnalités que les visiteurs ont du mal à comprendre n'est pas nécessairement meilleur qu'un autre qui en a 20 mais qui gère parfaitement votre flux de travail.
Le processus de check-in doit rester simple.
Qui a besoin d'une gestion digitale des visiteurs ?
Toutes les organisations n'ont pas besoin d'un logiciel de gestion des visiteurs sophistiqué.
Une entreprise de cinq personnes recevant un visiteur par mois peut parfaitement se contenter d'un processus simple.
L'intérêt commercial se renforce avec l'augmentation du volume de visiteurs, des exigences de sécurité ou de la complexité organisationnelle.
La gestion digitale des visiteurs est particulièrement pertinente pour :
- Les sièges sociaux
- Les sites de production
- Les sites logistiques
- Les entrepôts
- Les immeubles multi-locataires
- Les centres de recherche
- Les établissements de santé
- Les entreprises internationales multi-sites
Le facteur commun n'est pas le secteur d'activité. C'est le besoin de savoir qui entre dans vos locaux et ce qui doit se passer à leur arrivée.
Qu'en est-il des accueils sans personnel ?
C'est un autre domaine où l'enregistrement digital des visiteurs peut être particulièrement utile.
Toutes les organisations n'ont pas — ou n'ont pas besoin — d'un réceptionniste présent en permanence à l'accueil.
Une borne de check-in digitale permet aux visiteurs de s'enregistrer de manière autonome tout en notifiant l'employé qu'ils viennent voir.
Ainsi, une organisation peut maintenir un processus d'accueil structuré même lorsque personne n'est physiquement présent à la réception.
Et dans les lieux qui disposent de personnel d'accueil, le système peut les compléter plutôt que les remplacer.
L'approche de Lobbipad en matière de gestion des visiteurs
Chez Lobbipad, nous avons délibérément choisi de simplifier au maximum l'enregistrement des visiteurs.
Les visiteurs effectuent leur check-in sur un iPad à l'accueil, tandis que les entreprises gèrent leurs processus via une plateforme centrale.
Selon la configuration, les entreprises peuvent utiliser Lobbipad pour le pré-enregistrement des visiteurs, les notifications automatiques à l'hôte, l'impression de badges, le check-in par QR code, les accords visiteurs et les champs d'enregistrement personnalisés.
Les organisations opérant sur plusieurs sites peuvent également gérer tous leurs emplacements au sein du même environnement de gestion.
Mais le principe qui sous-tend le produit est plus important que les fonctionnalités individuelles : la gestion des visiteurs doit faciliter l'accès à un lieu de travail, et non créer un autre processus compliqué.
Un visiteur ne devrait pas avoir besoin de formation pour effectuer son check-in. Le personnel d'accueil ne devrait pas avoir à effectuer des tâches administratives répétitives. Et les responsables d'un lieu de travail devraient pouvoir savoir qui est actuellement en visite.
Voilà ce que la gestion digitale des visiteurs doit résoudre.
Est-il temps de digitaliser l'enregistrement de vos visiteurs ?
Remplacer un registre papier ne consiste pas simplement à installer un iPad à l'accueil parce que cela semble plus moderne.
La vraie valeur réside dans ce qui se passe derrière l'écran.
Vous bénéficiez d'un processus visiteur structuré, d'une meilleure visibilité sur les personnes présentes sur site, d'une réduction des tâches administratives répétitives et d'un meilleur contrôle sur les informations des visiteurs.
En même temps, les visiteurs bénéficient d'une expérience d'arrivée plus rapide et plus cohérente.
Pour les organisations qui reçoivent des visiteurs tous les jours — et surtout celles qui opèrent sur plusieurs sites — ces petites améliorations peuvent rapidement faire une grande différence.
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