Empfang ohne Rezeption: Besucher professionell empfangen – ganz ohne Empfangskraft

Ein Besucher kommt in Ihrem Büro an. Die Empfangskraft ist in einer Besprechung, arbeitet heute an einem anderen Standort oder es gibt schlicht keinen festen Empfangstresen.

Was passiert dann? In vielen Unternehmen beginnt die Suche nach jemandem, der dem Besucher weiterhelfen kann.

Es wird telefoniert, gewartet oder an irgendeine Bürotür geklopft. Manchmal liegt noch ein Besucherbuch aus Papier aus, in das sich Gäste mit Namen eintragen müssen.

Das geht einfacher. Ein unbesetzter Empfang mit digitaler Besucherregistrierung bietet Besuchern eine klare Anlaufstelle für die Anmeldung, ohne dass ständig eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter anwesend sein muss.

Das Ergebnis ist ein schlanker Empfangsprozess, der auch in kleineren Büros, an Produktionsstandorten und in Gebäuden mit mehreren Eingängen funktioniert. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie ein digitaler Empfang funktioniert, welche Funktionen wichtig sind und worauf Sie bei der Einrichtung achten sollten.

Was ist ein unbesetzter Empfang?

Ein unbesetzter Empfang ist ein Empfangspunkt, an dem sich Besucher selbstständig anmelden können, ohne dass eine Empfangskraft direkt eingreifen muss. Statt einer Person, die Besucher von Hand erfasst, nutzt das Unternehmen zum Beispiel ein Tablet oder ein digitales Besucherterminal.

Damit kann der Besucher:

• Sich bei der Ankunft anmelden.
• Angeben, mit welcher Mitarbeiterin oder welchem Mitarbeiter ein Termin besteht.
• Die abgefragten Besucherdaten eingeben.
• Gegebenenfalls Sicherheitshinweise oder Besucherbedingungen lesen und bestätigen.
• Seine Ankunft automatisch an die Ansprechperson melden lassen.

Ein unbesetzter Empfang bedeutet nicht, dass der persönliche Kontakt verschwindet.

Die digitale Registrierung übernimmt vor allem die administrativen Schritte. Die Person, die den Besucher empfängt, bleibt für die persönliche Begrüßung verantwortlich.

Ziel ist nicht, Gastfreundschaft zu ersetzen, sondern den Empfang weniger abhängig von wiederkehrender Verwaltungsarbeit zu machen.

Wie funktioniert ein digitaler Empfang mit iPad?

Ein digitaler Empfang muss keine komplizierte Installation sein. Mit einem iPad, einer passenden Halterung und einer Software für die Besucherregistrierung schaffen Sie einen Self-Service-Anmeldepunkt.

So kann der Ablauf aussehen.

Schritt 1. Der Besucher kommt an

Am Eingang zeigt ein iPad einen klaren Begrüßungsbildschirm. Der Besucher wählt die gewünschte Sprache und startet die Anmeldung.

Die Oberfläche ist an das Corporate Design des Unternehmens angepasst. Hat die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den Besuch vorab registriert?

Dann kann der Besucher einen persönlichen QR-Code erhalten, um sich am iPad schneller anzumelden.

Schritt 2. Der Besucher registriert sich

Der Besucher gibt die Informationen ein, die das Unternehmen benötigt, zum Beispiel:

• Name und Firmenname.
• Die besuchte Ansprechperson.
• Den Zweck des Besuchs.
• Gegebenenfalls weitere Angaben, die für den Standort relevant sind.

Je nach eingerichtetem Registrierungsablauf können auch Sicherheitshinweise, Hausregeln oder Besucherdokumente angezeigt werden.

Wichtig ist, nur personenbezogene Daten abzufragen, die tatsächlich benötigt werden.

Schritt 3. Die Ansprechperson wird automatisch benachrichtigt

Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, kann die betreffende Person automatisch eine Benachrichtigung erhalten. Bei Lobbipad erfolgt das in Visitors Plus per E-Mail.

Visitors Pro unterstützt zusätzlich SMS und MS Teams, je nach verfügbaren und eingerichteten Kanälen. So weiß die Ansprechperson, dass ihr Besuch angekommen ist, ohne dass eine Empfangskraft erst anrufen muss.

Schritt 4. Der Besucher wird empfangen

Die Ansprechperson kann anschließend zum Empfang kommen und den Besucher persönlich begrüßen. Ist der Badgedruck eingerichtet und die passende Hardware vorhanden, kann bei der Registrierung auch ein Besucherausweis gedruckt werden.

Schritt 5. Anwesenheit und Abmeldung werden erfasst

Während des Besuchs ist die erfasste Anwesenheit in der digitalen Besucherübersicht sichtbar. Beim Verlassen meldet sich der Besucher ab.

So bleibt die Registrierungshistorie übersichtlich, und das Unternehmen kann anhand der erfassten Daten nachvollziehen, wer anwesend ist oder war. Ein solches System unterstützt auch eine aktuelle Besucherübersicht für Notfälle – vorausgesetzt, Besucher melden sich konsequent an und ab.

Erfahren Sie, wie die Besucherregistrierung per iPad funktioniert.

Fünf Vorteile eines unbesetzten Empfangs

1. Weniger Verwaltungsaufwand

Besucher müssen nicht mehr jedes Mal von einer Empfangskraft manuell erfasst werden. Registrierung, Benachrichtigung der Ansprechperson und Speicherung der Besuchsdaten werden Teil eines einzigen digitalen Prozesses.

Eine anwesende Empfangskraft kann sich dadurch stärker der Gastfreundschaft und anderen Aufgaben widmen.

2. Ein einheitlicher Empfang an jedem Standort

In Unternehmen mit mehreren Standorten läuft die Besucherregistrierung nicht immer gleich ab. Die Zentrale hat vielleicht eine feste Empfangskraft, während ein Lager oder eine kleinere Niederlassung keinen besetzten Empfang hat.

Mit digitaler Besucherregistrierung kann das Unternehmen ein wiedererkennbares Vorgehen einführen – unabhängig davon, ob jemand am Tresen sitzt.

3. Weniger Abhängigkeit von der Besetzung

Ein Besucher kann sich auch anmelden, wenn die Empfangskraft vorübergehend nicht da ist. Das bedeutet nicht, dass das Unternehmen jedem Besucher automatisch Zutritt gewährt.

Die digitale Anmeldung und der tatsächliche Einlass ins Gebäude bleiben getrennte Schritte. Ein klarer Ablauf für die Begleitung von Besuchern und die Zutrittskontrolle bleibt notwendig.

4. Mehr Überblick über anwesende Besucher

Ein Besucherbuch aus Papier bietet meist kaum Möglichkeiten, Anwesenheiten schnell abzurufen. Mit digitaler Besucherregistrierung lassen sich erfasste Ankunfts- und Abgangszeiten, die Besuchshistorie und anwesende Besucher leichter einsehen.

Das ist vor allem an Standorten hilfreich, an denen mehrere Abteilungen, Fremdfirmen oder externe Besucher zusammenkommen.

5. Ein professioneller erster Eindruck

Die Ankunft in einem Unternehmen prägt, wie ein Besucher die Organisation wahrnimmt. Ein klarer Begrüßungsbildschirm im eigenen Corporate Design, eine einfache Registrierung und eine Ansprechperson, die über die Ankunft informiert ist, machen den Empfang planbarer und übersichtlicher.

Auch ohne feste Empfangskraft kann der Empfang dadurch professionell und persönlich bleiben.

Unbesetzter oder klassischer Empfang: Was passt zu Ihrem Unternehmen?

Ein unbesetzter Empfang ist nicht für jedes Unternehmen automatisch die beste Wahl.

Für Unternehmen mit vielen komplexen Besucheranliegen bleibt ein besetzter Empfang wertvoll.

Für kleinere Büros oder Standorte mit relativ planbaren Besucherströmen kann ein unbesetzter Empfang dagegen eine naheliegende Lösung sein. Viele Unternehmen profitieren deshalb am meisten von einem hybriden Ansatz: digitale Anmeldung für alle, mit persönlicher Unterstützung, wenn sie gebraucht wird.

Für welche Unternehmen lohnt sich ein digitaler Empfang?

Büros und Unternehmenszentralen

Im Büro empfangen Mitarbeitende regelmäßig Kunden, Bewerber, Berater und Geschäftspartner. Ein digitaler Empfang sorgt dafür, dass sich diese Besucher selbst anmelden und ihre Ansprechperson automatisch informiert wird.

Produktionsstandorte und Lager

In Produktions- und Logistikbetrieben kommen neben Geschäftsgästen auch Lieferanten, Techniker und Fremdfirmen ins Haus. Ein strukturierter digitaler Registrierungsprozess hilft dem Unternehmen, registrierte Besucher und ihre Anwesenheit im Blick zu behalten.

Sicherheitshinweise können Teil der Anmeldung sein, ersetzen aber keine vorgeschriebene Sicherheitsunterweisung, Zutrittskontrolle oder Begleitung.

Unternehmen mit mehreren Standorten

Ein Unternehmen mit mehreren Büros kann dieselbe Software für die Besucherregistrierung nutzen, um an jedem Standort einen einheitlichen Empfangsprozess zu organisieren. Bei Lobbipad gilt die Lizenz pro physischem Standort.

Innerhalb desselben lizenzierten Standorts können mehrere iPads angebunden werden.

Unternehmen ohne feste Empfangskraft

Für kleinere Unternehmen ist ein dauerhaft besetzter Empfang nicht immer praktikabel oder wirtschaftlich sinnvoll. Ein iPad am Eingang bietet eine zugängliche Alternative für den administrativen Teil des Empfangs.

Das Unternehmen muss jedoch klar regeln, wer Besucher empfängt und was passiert, wenn eine Ansprechperson nicht erreichbar ist.

Worauf sollten Sie bei der Einrichtung eines unbesetzten Empfangs achten?

Ein guter digitaler Empfang ist mehr als ein Tablet an der Wand.

Wählen Sie einen sinnvollen Platz für das iPad

Besucher sollten sofort verstehen, wo sie sich anmelden können. Platzieren Sie das iPad gut sichtbar und gut erreichbar und sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung, eine dauerhafte Stromversorgung und eine geeignete, gesicherte Halterung.

Gestalten Sie die Registrierung so einfach wie möglich

Fragen Sie keine Daten ab, die Sie nicht brauchen. Ein Besucher, der nur Name, Firma und Ansprechperson angeben muss, durchläuft in der Regel einen einfacheren Prozess als jemand, der mehrere unnötige Formulare ausfüllen muss.

Verwenden Sie klare Anweisungen und bieten Sie die relevanten Sprachen an.

Halten Sie die Mitarbeiterdaten aktuell

Ein digitaler Empfang kann nur dann die richtige Person benachrichtigen, wenn die verfügbaren Ansprechpersonen und ihre Daten aktuell sind. Legen Sie deshalb einen klaren Ablauf fest, um Mitarbeitende hinzuzufügen, zu ändern oder zu entfernen.

Regeln Sie den Umgang mit Ausnahmen

Was passiert, wenn ein Besucher keinen Termin hat? Oder wenn die Ansprechperson nicht reagiert?

Legen Sie vorab fest, wer Unterstützung leistet, wer Besucher einlassen darf und wie Ausnahmesituationen behandelt werden.

Berücksichtigen Sie Datenschutz und Sicherheit

Eine digitale Besucherregistrierung verarbeitet personenbezogene Daten. Legen Sie fest, welche Informationen notwendig sind, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange sie aufbewahrt werden.

Bei Lobbipad lassen sich Aufbewahrungsfristen einstellen und der Zugriff auf Besucherinformationen über Benutzerrollen einschränken. Software unterstützt einen datenschutzbewussten Prozess, macht ein Unternehmen aber nicht automatisch DSGVO-konform.

Lesen Sie auch unseren praktischen Leitfaden zu DSGVO und Besucherregistrierung.

Was kostet ein unbesetzter Empfang?

Die Kosten hängen von der gewählten Hardware, der Software, der Konfiguration und der Anzahl der Standorte ab. In der Regel sollten Sie drei Bestandteile berücksichtigen:

• Hardware: ein iPad, eine passende Halterung und optional ein Badgedrucker.
• Software: eine Lizenz für die Besucherregistrierung mit den Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt.
• Einrichtung: Konfiguration von Begrüßungsseite, Mitarbeitenden, Benachrichtigungen, Besucherfeldern und gegebenenfalls Dokumenten.

Lobbipad bietet Besucherregistrierung per iPad mit einer Softwarelizenz pro physischem Standort. Der Badgedruck ist optional, und ein kostenloser 30-Tage-Test steht zur Verfügung.

Sehen Sie sich die aktuellen Preise von Lobbipad an, um die Softwarekosten für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Achten Sie beim Vergleich von Lösungen nicht nur auf den monatlichen Lizenzpreis.

Prüfen Sie auch, ob zusätzliche Kosten für mehrere iPads, Standorte, Benachrichtigungen, Hardware oder bestimmte Integrationen anfallen.

Wie ermöglicht Lobbipad einen unbesetzten Empfang?

Lobbipad ist eine Software für die Besucherregistrierung, mit der Unternehmen ihren Empfang per iPad digitalisieren. Die Lösung verbindet mehrere Teile des Besucherprozesses:

• Selbstständige Registrierung am Eingang.
• Vorregistrierung mit persönlichem QR-Code.
• Automatische Benachrichtigungen an Mitarbeitende.
• Optionaler Druck von Besucherausweisen.
• Digitale Bestätigung von Sicherheitshinweisen und Dokumenten.
• Eine aktuelle Übersicht der registrierten Besucher.
• Besuchshistorie und einstellbare Aufbewahrungsfristen.
• Verwaltung mehrerer physischer Standorte.

Das iPad ist der Anmeldepunkt, während Mitarbeitende und Administratoren die Besucherregistrierung über das Online-Verwaltungsportal verfolgen.

So richten Sie einen professionellen digitalen Empfang ein, ohne einen komplexen, völlig neuen Empfangsprozess entwickeln zu müssen. Entdecken Sie die Besuchermanagement-Software von Lobbipad.

Fazit: Ein professioneller Empfang muss nicht dauerhaft besetzt sein

Ein unbesetzter Empfang ist kein Ersatz für menschliche Gastfreundschaft. Er ist eine Möglichkeit, die Besucherverwaltung einfacher zu organisieren.

Wenn sich Besucher selbst registrieren, Ansprechpersonen automatisch informiert und Besuchsdaten digital geführt werden, entsteht ein Empfangsprozess, der weniger von manueller Verwaltung abhängt. Ob Sie ein kleines Büro, eine Produktionsumgebung oder mehrere Niederlassungen verantworten: Entscheidend ist, dass Besucher wissen, wohin sie sich wenden können, und Mitarbeitende auf ihre Ankunft vorbereitet sind.

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