Registre papier
- Les entrées précédentes peuvent être visibles si le registre reste ouvert à l'accueil.
- Le contrôle d'accès dépend de l'endroit où le registre est conservé.
- La conservation et la suppression sont des tâches manuelles.
RGPD et gestion des visiteurs
L'enregistrement des visiteurs implique toujours des données à caractère personnel. Cette page explique quels principes du RGPD comptent le plus lorsque des personnes s'enregistrent à votre entrée, et quelles fonctionnalités de Lobbipad aident les organisations à traiter ces informations avec soin. Il s'agit d'informations pratiques et non de conseils juridiques — la manière dont le RGPD s'applique à votre organisation dépend de votre propre situation.
Lorsqu'une personne s'enregistre à votre accueil, vous traitez des données à caractère personnel : au minimum un nom, généralement une entreprise et le collaborateur visité, ainsi que l'heure d'arrivée et de départ. Le RGPD demande aux organisations d'être claires sur les raisons de cette collecte, de ne pas collecter plus que nécessaire, de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire, de limiter qui peut les consulter et de les protéger de façon appropriée.
L'enregistrement des visiteurs se prête bien à l'application de ces principes, car la finalité est précise et le jeu de données réduit.
Papier ou numérique
Un registre des visiteurs papier n'est pas automatiquement illicite ou non conforme. Avec un registre papier, le contrôle d'accès et la conservation reposent généralement sur des processus manuels, et les entrées précédentes peuvent être visibles par d'autres visiteurs si le registre reste ouvert à l'accueil.
L'enregistrement numérique facilite une gestion cohérente de l'accès, de la conservation et de la suppression, car ces paramètres sont configurés une fois et appliqués à chaque visite. Cela ne garantit pas en soi la conformité au RGPD : la manière dont vous configurez et utilisez le système reste déterminante.
La minimisation des données consiste à ne demander que les informations réellement nécessaires à la visite. Dans Lobbipad, le prénom et le nom sont des champs de base obligatoires ; au-delà, les organisations peuvent configurer des questions et des champs personnalisés supplémentaires pour le parcours d'enregistrement via le portail web.
Vous alignez ainsi ce que vous demandez aux visiteurs sur la finalité de la visite, au lieu de collecter des informations que vous n'utilisez jamais.
Découvrez le parcours d'enregistrement sur Gestion des visiteurs.
Conservation
Il n'existe pas de durée de conservation universelle valable pour toutes les organisations. La durée appropriée dépend de votre finalité, de vos propres politiques et des autres obligations qui vous concernent.
Lobbipad prend en charge une durée de conservation configurable pour les données visiteurs : votre organisation choisit la durée, et les visites plus anciennes que cette durée sont supprimées automatiquement. Le choix de la durée vous appartient.
Une visite est enregistrée et conservée comme enregistrement visiteur.
L'enregistrement est conservé pendant la durée définie par votre organisation.
Les visites plus anciennes que la durée configurée sont supprimées automatiquement.
Lobbipad propose la fonctionnalité Recurring Visitors pour les personnes qui reviennent régulièrement. Votre organisation configure une période pour les visiteurs récurrents, exprimée en mois. Lorsqu'un visiteur récurrent saisit son prénom et les trois premiers caractères de son nom, Lobbipad peut afficher une suggestion si une visite antérieure correspondante existe dans cette période.
Si le visiteur sélectionne la correspondance, les informations de sa visite la plus récente sont complétées automatiquement, ce qui accélère l'enregistrement. Votre organisation contrôle à la fois la période des visiteurs récurrents et la durée de conservation des données visiteurs, et doit définir les deux conformément à ses propres exigences en matière de protection des données.
La préinscription est une fonctionnalité distincte. Les collaborateurs peuvent préinscrire des visiteurs avant leur arrivée et leur transmettre à l'avance les informations utiles ; un visiteur préinscrit peut recevoir un code QR personnel qui accélère l'enregistrement à l'arrivée.
Les préinscriptions peuvent également être créées à partir d'une invitation d'agenda via les workflows d'agenda pris en charge. Les informations concernées sont le même petit ensemble que celui utilisé à l'enregistrement, saisi par l'hôte plutôt qu'à la porte.
Lobbipad applique un accès basé sur les rôles aux informations visiteurs, et les droits d'administrateur sont attribués par hôte dans le portail web.
Du côté de Lobbipad, l'accès aux systèmes et aux informations clients est restreint selon le rôle et le besoin opérationnel, suivant le principe du moindre privilège, et l'accès aux environnements de production est limité au personnel autorisé. Les droits attribués aux personnes au sein de votre organisation restent votre décision.
Lobbipad peut présenter des informations pertinentes pendant l'enregistrement — par exemple des consignes de sécurité, un règlement intérieur ou des documents — dans le cadre du parcours d'enregistrement, afin que les visiteurs les voient au moment de s'enregistrer.
Il s'agit d'une fonctionnalité produit : ce que vous affichez, et le fait que cela réponde ou non à vos obligations de transparence ou de consentement, relève de votre organisation.
Hébergement des données
L'infrastructure de Lobbipad fonctionne sur Amazon Web Services, avec des données situées dans AWS Europe (Francfort), en Allemagne. Lobbipad n'exploite pas ses propres centres de données.
Les connexions à Lobbipad sont chiffrées en transit via HTTPS/TLS. L'accès suit les principes du contrôle par rôle et du moindre privilège. La durée de conservation est configurable et les visites sont supprimées automatiquement une fois cette durée écoulée.
Des sauvegardes des données de production pertinentes sont maintenues pour permettre la restauration, et l'infrastructure ainsi que les applications font l'objet d'une surveillance pour les problèmes opérationnels et de sécurité. Un accord de traitement des données (DPA) est disponible.
Pour le détail technique complet, voir Sécurité & confidentialité et la Politique de sécurité.
Lorsque Lobbipad traite des données à caractère personnel pour le compte d'un client, les responsabilités liées à ce traitement sont décrites dans l'accord de traitement des données de Lobbipad, disponible et intégrable aux conditions générales pour les clients qui souscrivent un abonnement.
Lobbipad prend en charge la suppression définitive des données clients et les demandes d'export. Les conditions générales, la politique de confidentialité et la politique de sécurité sont publiées sur ce site ; des informations complémentaires sur la sécurité et la protection des données sont disponibles sur demande pour les clients et prospects.
Check-list
Un point de départ pour évaluer un système de gestion des visiteurs. Il s'agit d'un contenu informatif et non de conseils juridiques ; le compléter ne signifie pas en soi que votre organisation est conforme.
Lobbipad propose des fonctionnalités qui soutiennent un enregistrement des visiteurs conforme au RGPD : des questions d'enregistrement personnalisables en plus des champs de nom obligatoires, une conservation configurable avec suppression automatique des visites plus anciennes, une période configurable pour les visiteurs récurrents, un accès basé sur les rôles, un hébergement des données dans l'UE sur AWS Europe (Francfort), une transmission chiffrée, l'affichage d'informations et de documents lors de l'enregistrement et un accord de traitement des données.
Les décisions concernant les informations visiteurs à collecter, la durée de conservation à définir, la période configurée pour les visiteurs récurrents à appliquer, les personnes qui obtiennent un accès et les informations présentées aux visiteurs restent de la responsabilité de l'organisation qui utilise Lobbipad. Le logiciel aide à respecter les exigences de conformité ; il ne garantit pas la conformité à lui seul.
L'enregistrement se fait sur un iPad à l'entrée ? Voir la gestion des visiteurs sur iPad.
Essayez Lobbipad pendant 30 jours, ou laissez-nous vous présenter le parcours visiteur et les paramètres de données.
À voir également :Gestion des visiteursTarifsSécurité & confidentialité