Libro de visitas en papel
- Las entradas anteriores pueden quedar a la vista si el libro está abierto en el mostrador.
- El control de acceso depende de dónde se guarde el libro.
- La conservación y la eliminación son tareas manuales.
RGPD y gestión de visitas
Registrar visitas siempre implica tratar datos personales. Esta página explica qué principios del RGPD importan más cuando alguien se registra en su entrada y qué funciones de Lobbipad ayudan a las organizaciones a tratar esa información con cuidado. Es información práctica, no asesoramiento jurídico: cómo se aplica el RGPD a su organización depende de su propia situación.
Cuando alguien se registra en su recepción, usted trata datos personales: como mínimo un nombre, normalmente una empresa y la persona visitada, y la hora de llegada y salida. El RGPD exige a las organizaciones tener claro por qué recogen esa información, no recoger más de lo necesario, no conservarla más tiempo del necesario, limitar quién puede consultarla y protegerla adecuadamente.
El registro de visitantes se presta bien a aplicar estos principios, porque la finalidad es concreta y el conjunto de datos es reducido.
Papel o digital
Un libro de visitas en papel no es automáticamente ilegal ni incumple por sí mismo. Con un libro en papel, el control de acceso y la conservación suelen depender de procesos manuales, y las entradas anteriores pueden quedar a la vista de otros visitantes si el libro permanece abierto en el mostrador.
El registro digital facilita aplicar de forma coherente el acceso, la conservación y la eliminación, porque esos ajustes se configuran una vez y se aplican a cada visita. Eso por sí solo no garantiza el cumplimiento del RGPD: lo decisivo sigue siendo cómo configure y utilice el sistema.
La minimización de datos consiste en pedir únicamente la información que la visita realmente requiere. En Lobbipad, el nombre y los apellidos son campos base obligatorios y, más allá de eso, las organizaciones pueden configurar preguntas y campos propios adicionales para el registro desde el portal web.
Así puede adaptar lo que pregunta a la finalidad de la visita, en lugar de acumular información que nunca utilizará.
Para ver cómo funciona el registro, consulte gestión de visitas.
Conservación
No existe un plazo de conservación universal válido para todas las organizaciones. El plazo adecuado depende de su finalidad, de sus propias políticas y de otras obligaciones que le resulten aplicables.
Lobbipad admite una conservación configurable de los datos de visitantes: su organización elige el plazo y las visitas anteriores a ese plazo se eliminan automáticamente. La elección del plazo sigue siendo suya.
Se registra una visita y se guarda como registro de visitante.
El registro se conserva durante el periodo que defina su organización.
Las visitas anteriores al plazo configurado se eliminan automáticamente.
Lobbipad incluye la función Recurring Visitors para quienes acuden con regularidad. Su organización configura un periodo de visitante recurrente, expresado en meses. Cuando una persona recurrente introduce su nombre y los tres primeros caracteres de su apellido, Lobbipad puede mostrar una sugerencia si existe una visita anterior coincidente dentro de ese periodo.
Si el visitante selecciona la coincidencia, los datos de su última visita se completan automáticamente y el registro es más rápido. Su organización controla tanto el periodo de visitante recurrente como el plazo de conservación de los datos, y conviene ajustar ambos a sus propios requisitos de privacidad.
El registro previo es una función distinta. Los empleados pueden registrar a un visitante antes de su llegada y enviarle la información necesaria por adelantado; una persona registrada previamente puede recibir un código QR personal que agiliza el registro al llegar.
Los registros previos también pueden crearse desde una invitación de calendario mediante los flujos de calendario compatibles. Se trata del mismo conjunto reducido de datos, introducido por el anfitrión en lugar de en la puerta.
Lobbipad utiliza acceso basado en roles a la información de los visitantes, y los derechos de administrador se asignan por anfitrión desde el portal web.
Por parte de Lobbipad, el acceso a los sistemas y a la información de clientes está restringido por rol y necesidad operativa, siguiendo principios de mínimo privilegio, y el acceso a los entornos de producción se limita a personas autorizadas. Quién tiene qué permisos dentro de su organización sigue siendo decisión suya.
Lobbipad puede mostrar información relevante durante el registro —por ejemplo instrucciones de seguridad, normas del edificio o documentos— como parte del proceso, de modo que los visitantes la vean al registrarse.
Esto es funcionalidad del producto: qué se muestra y si ello cubre sus obligaciones de transparencia o consentimiento lo decide su organización.
Alojamiento de datos
La infraestructura de Lobbipad funciona sobre Amazon Web Services, con los datos alojados en AWS Europe (Fráncfort), Alemania. Lobbipad no gestiona centros de datos propios.
Las conexiones con Lobbipad se cifran en tránsito mediante HTTPS/TLS. El acceso sigue principios basados en roles y de mínimo privilegio. La conservación es configurable y las visitas se eliminan automáticamente una vez transcurrido el plazo definido.
Se mantienen copias de seguridad de los datos de producción relevantes con fines de recuperación, y la infraestructura y las aplicaciones se supervisan frente a incidentes operativos y de seguridad. Hay disponible un contrato de encargo del tratamiento (DPA).
Para el detalle técnico completo, consulte seguridad y privacidad y la política de seguridad.
Cuando Lobbipad trata datos personales por cuenta de un cliente, las responsabilidades de ese tratamiento se describen en el contrato de encargo del tratamiento de Lobbipad, disponible y que puede incorporarse a las condiciones de uso de los clientes con suscripción.
Lobbipad admite la eliminación definitiva de los datos de clientes y las solicitudes de exportación. Las condiciones de uso, la política de privacidad y la política de seguridad están publicadas en este sitio web, y hay información adicional sobre seguridad y privacidad disponible para clientes y clientes potenciales que la soliciten.
Lista de comprobación
Un punto de partida para evaluar un sistema de gestión de visitas. Sirve de orientación y no es asesoramiento jurídico; completarla no significa por sí mismo que su organización cumpla la normativa.
Lobbipad ofrece funciones que apoyan un registro de visitantes conforme al RGPD: preguntas de registro configurables además de los campos de nombre obligatorios, conservación configurable con eliminación automática de las visitas más antiguas, un periodo configurable de visitante recurrente, acceso basado en roles, alojamiento en la UE en AWS Europe (Fráncfort), transmisión cifrada, información y documentos mostrados durante el registro y un contrato de encargo del tratamiento.
Las decisiones sobre qué datos de visitantes recoger, qué plazo de conservación aplicar, qué periodo de visitante recurrente usar, quién tiene acceso y qué se muestra a los visitantes corresponden a la organización que utiliza Lobbipad. El software ayuda a cumplir los requisitos, pero no garantiza por sí solo el cumplimiento.
¿El registro se hace en un iPad en la entrada? Consulte gestión de visitas en iPad.
Pruebe Lobbipad durante 30 días o pida que le mostremos el flujo de visitas y los ajustes de datos.
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